Les outils de communication

Les différents outils.

Aujourd’hui plus que jamais, l’heure est au numérique. Les applications en tout genre se multiplient. Les développeurs ont vite compris l’enjeu que représentait le télétravail. Avec l’arrivée de la COVID-19, les entreprises ont dû se mettre à jour. De nombreux outils qui existaient au préalable sont devenus vitaux pour les entreprises. De nouvelles plateformes ont également été mises en place dans le but de permettre aux managers de s’assurer de la productivité de leurs collaborateurs. Certaines applications ont d’ailleurs su tirer leur épingle du jeu et sont devenues des applications leaders.

On peut alors classer ces applications en prenant différents critères en compte. Les critères évalués sont le taux de disponibilité de l’application, ses temps d’accès organisateurs et invités ainsi que la qualité de la vidéo pour l’invité. Ainsi, on retrouve en tête de liste l’application ZOOM. Pas loin derrière, se trouvent Google Meet, Cisco webex et Microsof Teams. Grâce à ces outils, les équipes peuvent rester en contact et travailler le plus “normalement” possible.

Le contrôle à distance.

Dans certains cas et pour éviter toute malveillance, des managers peuvent éprouver le besoin de contrôler l’activité de leurs collaborateurs. Alors que ce contrôle est facilement accessible en présentiel, il est plus compliqué à mettre en place en distanciel. Pour ce faire, les managers peuvent solliciter les outils numériques afin de leur faciliter la tâche.

Ainsi, l’outil Teramind permet de surveiller le comportement en ligne des salariés en passant de leur messagerie instantanée au suivi des documents et des fichiers partagés. Il permet également à l’employeur de bloquer l’accès aux sites des réseaux sociaux, au matériel non autorisé sur l’ordinateur du salarié et à d’autres contenus potentiellement malveillants. On retrouvera aussi Hubstaff, qui, quant à lui, permet de prendre des captures d’écran des salariés toutes les cinq minutes, ou encore de traquer les données GPS des téléphones des salariés. Le tout est ensuite envoyé aux managers, sous la forme d’un rapport journalier.

La législation.

Il est nécessaire pour les entreprises de connaitre la législation en vigueur. En effet, avec la multiplication des outils numériques, la frontière vie privée/ vie professionnelle s’efface peu à peu.

Il faut donc s’assurer de rester dans le cadre légal. Afin d’être en règle, la validité de tout dispositif de contrôle des salariés est normalement soumise à plusieurs principes tels que :

– L’information préalable des télétravailleurs

– L’information et la consultation préalable du comité social et économique

– Les formalités déclaratives auprès de la CNIL.

Rappelons aussi que, est puni d’un an d’emprisonnement et de 45 000 euros d’amende le fait, au moyen d’un procédé quelconque, volontairement de porter atteinte à l’intimité de la vie privée d’autrui :

1° En captant, enregistrant ou transmettant, sans le consentement de leur auteur, des paroles prononcées à titre privé ou confidentiel ;

2° En fixant, enregistrant ou transmettant, sans le consentement de celle-ci, l’image d’une personne se trouvant dans un lieu privé.

3° En captant, enregistrant ou transmettant, par quelque moyen que ce soit, la localisation en temps réel ou en différé d’une personne sans le consentement de celle-ci.

Lorsque les actes mentionnés aux 1° et 2° du présent article ont été accomplis au vu et au su des intéressés sans qu’ils s’y soient opposés, alors qu’ils étaient en mesure de le faire, le consentement de ceux-ci est présumé.

D'autres solutions ?

Pour s’assurer du travail des collaborateurs, il existe d’autres moyens que les logiciels espions. Ainsi le reporting fait partie des outils à privilégier.

Le reporting se définit comme un outil qui permet de rendre compte périodiquement des indicateurs de performance. Il constitue un système de données vérifiées et vérifiables. Il contient des données réelles qui auront préalablement été récoltées et triées. Autrement dit, le reporting permet de mettre en scène des données récupérées à un instant T et de les présenter de manière claire afin qu’elles puissent être analysées et exploitées par une tierce personne.

Cet outil de communication permet essentiellement de matérialiser des données. Il permet également aux managers de contrôler la performance de leurs équipes. De plus en plus d’entreprises adoptent cette méthode. Aujourd’hui, le reporting est un élément bien ancré dans la culture de la plupart des entreprises.