Les outils de communication du management à distance

Les outils de communication

Les différents outils.

Aujourd’hui plus que jamais, l’heure est au numérique. Les applications en tout genre se multiplient. Les développeurs ont vite compris l’enjeu que représentait le télétravail. Avec l’arrivée de la COVID-19, les entreprises ont dû se mettre à jour. De nombreux outils qui existaient au préalable sont devenus vitaux pour les entreprises. De nouvelles plateformes ont également été mises en place dans le but de permettre aux managers de s’assurer de la productivité de leurs collaborateurs. Certaines applications ont d’ailleurs su tirer leur épingle du jeu et sont devenues des applications leaders.

On peut alors classer ces applications en prenant différents critères en compte. Les critères évalués sont le taux de disponibilité de l’application, ses temps d’accès organisateurs et invités ainsi que la qualité de la vidéo pour l’invité. Ainsi, on retrouve en tête de liste l’application ZOOM. Pas loin derrière, se trouvent Google Meet, Cisco webex et Microsof Teams. Grâce à ces outils, les équipes peuvent rester en contact et travailler le plus “normalement” possible.

Le contrôle à distance.

Dans certains cas et pour éviter toute malveillance, des managers peuvent éprouver le besoin de contrôler l’activité de leurs collaborateurs. Alors que ce contrôle est facilement accessible en présentiel, il est plus compliqué à mettre en place en distanciel. Pour ce faire, les managers peuvent solliciter les outils numériques afin de leur faciliter la tâche.

Ainsi, l’outil Teramind permet de surveiller le comportement en ligne des salariés en passant de leur messagerie instantanée au suivi des documents et des fichiers partagés. Il permet également à l’employeur de bloquer l’accès aux sites des réseaux sociaux, au matériel non autorisé sur l’ordinateur du salarié et à d’autres contenus potentiellement malveillants. On retrouvera aussi Hubstaff, qui, quant à lui, permet de prendre des captures d’écran des salariés toutes les cinq minutes, ou encore de traquer les données GPS des téléphones des salariés. Le tout est ensuite envoyé aux managers, sous la forme d’un rapport journalier.

La législation.

Il est nécessaire pour les entreprises de connaitre la législation en vigueur. En effet, avec la multiplication des outils numériques, la frontière vie privée/ vie professionnelle s’efface peu à peu.

Il faut donc s’assurer de rester dans le cadre légal. Afin d’être en règle, la validité de tout dispositif de contrôle des salariés est normalement soumise à plusieurs principes tels que :

– L’information préalable des télétravailleurs

– L’information et la consultation préalable du comité social et économique

– Les formalités déclaratives auprès de la CNIL.

Rappelons aussi que, est puni d’un an d’emprisonnement et de 45 000 euros d’amende le fait, au moyen d’un procédé quelconque, volontairement de porter atteinte à l’intimité de la vie privée d’autrui :

1° En captant, enregistrant ou transmettant, sans le consentement de leur auteur, des paroles prononcées à titre privé ou confidentiel ;

2° En fixant, enregistrant ou transmettant, sans le consentement de celle-ci, l’image d’une personne se trouvant dans un lieu privé.

3° En captant, enregistrant ou transmettant, par quelque moyen que ce soit, la localisation en temps réel ou en différé d’une personne sans le consentement de celle-ci.

Lorsque les actes mentionnés aux 1° et 2° du présent article ont été accomplis au vu et au su des intéressés sans qu’ils s’y soient opposés, alors qu’ils étaient en mesure de le faire, le consentement de ceux-ci est présumé.

D'autres solutions ?

Pour s’assurer du travail des collaborateurs, il existe d’autres moyens que les logiciels espions. Ainsi le reporting fait partie des outils à privilégier.

Le reporting se définit comme un outil qui permet de rendre compte périodiquement des indicateurs de performance. Il constitue un système de données vérifiées et vérifiables. Il contient des données réelles qui auront préalablement été récoltées et triées. Autrement dit, le reporting permet de mettre en scène des données récupérées à un instant T et de les présenter de manière claire afin qu’elles puissent être analysées et exploitées par une tierce personne.

Cet outil de communication permet essentiellement de matérialiser des données. Il permet également aux managers de contrôler la performance de leurs équipes. De plus en plus d’entreprises adoptent cette méthode. Aujourd’hui, le reporting est un élément bien ancré dans la culture de la plupart des entreprises.

9 février 20211 avril 2021

L’accompagnement des collaborateurs réticents

L'accompagnement des collaborateurs réticents

Accompagner le changement.

Un changement peut générer des résistances, aussi pour que cela ne se transforme pas en une totale opposition, il est nécessaire de prendre certaines mesures.

Il est important de convaincre vos salariés du bien-fondé du changement, citez les avantages de la nouvelle mesure prise pour anticiper une résistance.

Développez des qualités essentielles : l’empathie et l’écoute permettront de comprendre le ressenti des collaborateurs, de se mettre à leur place. Recueillir les doutes, attentes et inconforts de chacun, permettra de comprendre la cause de leur réticence qui pourra alors être solutionnée.

Impliquer les salariés et les valoriser.

Il semble judicieux de solliciter l’opinion des employés et de les encourager à proposer des idées. Pour ce, créer un questionnaire accessible à tous, semble être une bonne solution.

Le fait d’associer les salariés dès le début du projet, et de prendre en compte leur avis est un excellent levier d’adhésion. Ils apprécieront de ne pas être tenus à l’écart et de participer à la prise de décision, qui façonnera leur nouvel environnement de travail.

Saluer l’adaptabilité. Encouragez vos collaborateurs, reconnaissez leurs efforts et valorisez-les.

Mettre à disposition les outils nécessaires.

Face aux réticents, il faut essayer de trouver des solutions pour faciliter leur adaptation.

Pour le télétravail, plusieurs moyens peuvent être utilisés :

– Une bonne formation: met les salariés en confiance, évite la peur de ne pas être à la hauteur, booste leur confiance.

– Un bon matériel: des outils adaptés à la pratique du télétravail. Fournir le salarié si besoin en matériel informatique notamment.

– Un bon environnement: Discuter avec eux de leur environnement de travail et organiser des réunions sur les bonnes pratiques en termes d’ergonomie.

La communication.

Un bon accompagnement des managers : communication, transparence même à distance. Pour cela, il est conseillé d’être transparent au maximum sur ces éléments :

– Les résultats du diagnostic de l’entreprise

– La nouvelle stratégie décidée

– Les objectifs attendus

– Les étapes du projet

– Les acteurs impliqués dans cette conduite du changement

En ayant une vision claire du projet, vos salariés accepteront plus aisément ces bouleversements dans leur quotidien.

9 février 20211 avril 2021

Les bonnes pratiques du télétravail

Le développement du télétravail, et plus généralement du travail à distance, bouleverse le rôle du manager et sa relation à son équipe. Comment adapter son mode de management à ce nouveau contexte ?

Les meilleures pratiques de gestion sont souvent celles que l’on connaît déjà. Lors de changements dans notre environnement de gestion, il faut alors trier les plus adéquates, les dépoussiérer, et se les réapproprier en les adaptant à notre nouveau contexte.

Vous connaissez peut-être les trois règles d’or de l’immobilier : location, location, location. La gestion a les siennes aussi : communication, communication, communication. Dans un contexte que l’on apprivoise, il faut parfois revenir à la base des règles de gestion : la communication.

En tant que manager vous ne détenez pas les clés du savoir. Et surtout, vous n’êtes pas tenu d’avoir toutes les solutions. Si vous vous heurtez à un problème, un défi ou un enjeu, pourquoi ne pas impliquer votre équipe dans la recherche de solutions ? Non seulement vous utilisez ainsi l’ensemble des connaissances collectives du groupe, mais vous renforcez directement votre lien de confiance avec eux

Le télétravail séduit de plus en plus les entreprises dans le monde. Pour les employés, le travail à distance est synonyme d’autonomie et de flexibilité. Du côté de l’employeur, la mise en place de cette mesure rime généralement avec une meilleure productivité des collaborateurs. Pour que ce dispositif de travail à distance soit bénéfique à tous les acteurs de l’organisation il faut préparer sa mise en place, adapter le management de ses collaborateurs et connaître quelques bonnes pratiques à adopter :

Organiser sa routine.

Essayer de garder les mêmes automatismes matinaux que pour se rendre au travail, la même heure du lever, le petit déjeuner, la façon de s’habiller. Et mettre en place un planning de réunions en visioconférence de manière régulière et à date fixe. Cela permet d’échanger avec ses collègues, de détecter les collaborateurs à remotiver et revoir les missions de chacun.

Adopter la règle des 20-20-20 pour protéger vos yeux.

Pour éviter que le télétravail n’abîme votre vue, faites des pauses régulières. Quittez l’écran des yeux et regardez au loin. Le plus simple est d’adopter la règle des 20-20-20 qui recommande de mettre ses yeux au repos toutes les 20 minutes, en fixant pendant 20 secondes un objet ou un point situé à 20 pieds de soi,soit une distance d’environ 6 mètres. Ces bonnes pratiques en télétravail soulageront considérablement vos yeux de ce travail d’adaptation continue. Ou vous pouvez alterner les tâches qui nécessitent une grande attention visuelle et celles qui ne nécessite pas le recours à l’écran.

Multiplier les supports pédagogiques.

Chartes de bonne conduite, guides sur les meilleures pratiques, livres blancs sur les idées reçues, kit de survie du télétravailleur, rappel du droit à la déconnexion, fiches conseils sur l’équilibre vie professionnelle / personnelle…

Miser sur l'accompagnement.

Loin de leur entreprise, les salariés peuvent se sentir isolés lorsqu’ils sont en situation de télétravail. Pour pallier ce problème, un seul secret : l’accompagnement. Montrer que vous faites confiances à vos salariés, la confiance encourage la responsabilisation, l’autonomie et la prise d’initiative des collaborateurs.

Former les managers.

Le télétravail est un chamboulement pour les managers, qui doivent apprendre à encadrer des équipes qui ne sont pas à leurs côtés. Rédiger un petit guide d’information à l’attention des managers. Intégrer les managers dans les décisions. Organiser des retours d’expérience entre managers par rapport à cette pratique.

Mesurer la satisfaction des télétravail.

Mener des enquêtes, afin de mesurer la satisfaction des télétravailleurs, mais aussi leur performance, pour évaluer leur engagement et ajuster l’organisation et le management relatifs au télétravail si besoin.

Protéger vos données en travail à distance.

– Élaborer une charte informatique signée par chaque collaborateur en télétravail : C’est un document de portée juridique qui permet de fonder les sanctions disciplinaires mais aussi civile ou pénale et qui peut être annexé au règlement intérieur.

– Appliquer les mises à jour de sécurité sans délais : Celles-ci n’apportent pas seulement de nouvelles fonctionnalités, elles corrigent les vulnérabilités.

– Sauvegarder les données : Sauvegarder régulièrement ses données sur des supports non connectés aux machines (disque dur externe, clé usb).

– Protéger les accès et mot de passe. : Les mots de passe doivent être robustes et différenciés selon les usages.

– Utiliser un VNP et proscrire l’utilisation de réseaux wifi publics : Il est préconisé d’utiliser un logiciel VPN qui crée un tunnel de connexion Internet qui rend ce qui transite à l’intérieur incompréhensible pour des personnes extérieures et rend anonyme

– Souscrire à une assurance contre les cyber- attaques

9 février 202131 mars 2021

La formation interne à distance

Au préalable, qu'entend-on par formation interne ?

La formation interne consiste à planifier, organiser et dispenser une action de formation en toute autonomie, c’est-à-dire par ses propres moyens. Cette dernière peut être enseignée dans les locaux de la structure ou en dehors mais dans tous les cas, le dispositif est créé et animé par des salariés de la structure. Cette organisation présente plusieurs avantages pour l’entreprise : avoir un contrôle sur l’expertise offerte aux salariés ; maîtriser les coûts ; prodiguer un enseignement adapté à la structure et aux valeurs de l‘entreprise ; transmettre un savoir-faire propre.

Dans un premier temps, il faut exprimer le besoin de formation, qui peut être lié à l’adaptation d’un poste, elle-même relative à l’évolution d’un métier ou de ses techniques, le maintien d’un emploi ou la recherche de nouvelles compétences. Une fois le besoin exprimé, une équipe doit être chargée de la conception de la formation, avec les étapes du déroulé, ainsi que le choix des supports pédagogique.

Les formateurs seront des collaborateurs désignés, experts dans leur discipline, avec une maitrise parfaite de la thématique.

Pour être reconnue, la formation doit être agréée auprès de la DIRECCTE (Direction régionale des entreprises, de la concurrence, de la consommation, du travail et de l’emploi). Une fois les formalités validées, un numéro d’enregistrement officialisera la capacité de l’entreprise à dispenser une formation.

Comme pour toute formation classique, quelques semaines avant le démarrage de la formation, les collaborateurs recevront une convocation avec l’intitulé de la formation, le lieu, la date, l’heure et la durée. De même, le jour de la formation, il convient de mettre en place une liste des collaborateurs participants. Le salaire est maintenu tout au long de la formation sur les horaires de travail. En dehors des horaires de travail, la formation sera rémunérée comme des heures supplémentaires de travail.

À propos des modalités de formation interne à distance, quelles sont-elles ?

Il existe plusieurs possibilités. La formation synchrone, qui se rapproche de la formation classique. Le formateur et l’élève sont connectés au même moment. L’avantage, c’est la familiarité des apprenants, qui se rapproche ainsi des formations collectives.

Ensuite, il existe la formation asynchrone. Le formateur et l’élève ne sont pas en contact direct. L’avantage est pour l’apprenant, qui peut optimiser son temps et apprendre selon le moment qui lui convient le mieux. Les outils lui permettent de suivre la formation plus facilement (livres, vidéos, logiciels…). Les discussions avec le formateur se font de manière indirecte et décalée (mails, forum, messagerie…).

Enfin, nous avons l’hybridation qui consiste pour l’employé à suivre de manière autonome la formation, puis viendra, dans un délai à définir, un échange par visioconférence pour faciliter les apprentissages

Les avantages de la formation à distance sont nombreux. Tout d’abord, l’accessibilité, qui permet de former plusieurs personnes en même temps et dans des lieux différents. Ensuite, l’autonomie accrue des salariés, dès lors que chacun pourra adapter sa formation à son niveau et à son rythme. De plus, le suivi permet aux formateurs de connaitre les progrès des apprenants et d’adapter leur formation selon les besoins de ceux-ci. Enfin, la formation interne permet également d’adapter la formation aux besoins de l’entreprise et de ses collaborateurs, tout en optimisant les coûts.

Pour que la formation à distance soit efficace, il convient d’être attentif à quelques points clés :

Tout d’abord, la formation doit être préparée en amont, en faisant l’inventaire le plus complet possible de l’entreprise sur ses besoins en ressources humaines, matérielles et financières. Il convient de bien choisir sa méthode de formation (citée ci-dessus), en se posant les bonnes questions en fonction du type de formation, de la population concernée et des exigences de l’environnement.

Pour réussir la formation à distance et en interne, il est nécessaire de rédiger un plan d’action intégrant la méthodologie de la formation ainsi que le contenu de celle-ci. Il convient ensuite de définir les rôles des collaborateurs et de toute personne qui contribue au projet de formation. Le respect des démarches mises en place est primordial.

Enfin, le suivi et le feedback des collaborateurs est très important. Chacun peut exprimer son ressenti et son analyse critique sur la formation reçue et ainsi contribuer à améliorer celle-ci.

9 février 202131 mars 2021

Le cadre légal du télétravail

Les articles qui concernent le télétravail.

Le télétravail est encadré en France par l’accord cadre européen du 16 juillet 2002 repris en France par l’accord national interprofessionnel du 19 juillet 2005. L’accord national interprofessionnel de 2005 a été transposé dans la loi du 22 mars 2012 relative à la simplification du droit et à l’allégement des démarches administratives. Ses dispositions sont codifiées aux articles L. 1222-9 à L. 1222-11 du code du travail. Par ces dispositions le télétravailleur français dispose désormais d’un statut juridique qui s’applique aux employeurs de droit privé, aux salariés et aux agents des personnes publiques employés dans les conditions du droit privé.

L’article L. 1222-9 : le télétravail peut être mis en place par un accord avec les syndicats ou par une charte avec avis du CSE. Sans ces deux actes, l’employeur peut se mettre d’accord avec le salarié par tout moyen.

L’article L. 1222-10 : énumère toutes les obligations de l’employeur vis-à-vis du salarié en télétravail.

L’article L. 1222-11 : précise les circonstances exceptionnelles et éventuelles, qui peuvent amener la mise en place du télétravail, sans prendre en compte l’article L. 1222-9.

Les conditions de la mise en place du télétravail.

Le télétravail donne les mêmes droits aux salariés que les salariés en présentiel, mais en régime particulier applicable au télétravail. L’employeur a quelques obligations spécifiques.

– Matériel et équipement : l’accord collectif ou la charte sur le télétravail peut imposer à l’employeur, le remboursement des dépenses liées à l’exercice du télétravail, notamment en matériel, logiciels, abonnements, communication et outils, ainsi que leur maintenance. Afin de prévenir certains abus, l’employeur doit informer le salarié des restrictions éventuelles concernant l’usage du matériel mis à sa disposition ainsi que des sanctions encourues en cas de non-respect de ces règles.

– Temps de travail et horaires : même si le salarié a une grande liberté sur son temps de travail, il doit respecter la durée de travail, les règles du décompte des heures supplémentaires. L’employeur peut contrôler le temps de travail, selon les modalités précisées dans l’accord collectif ou dans la charte.

– Entretien annuel : il est obligatoire tous les ans et doit concerner les conditions d’activité et la charge de travail.

– Accident du travail : S’il survient durant les heures de travail, il est présumé être un accident de travail. C’est à l’employeur de démontrer que l’accident n’a pas de lien avec le travail.

Principes de mise en place du télétravail.

– Un cadre volontaire pour l’employeur et le salarié.

– L’employeur assure la protection des données professionnelles utilisées par le salarié.

– La mise en place d’un avenant si le télétravail vient après la conclusion du contrat.

– L’encadrement des moyens de surveillance mis en place (pertinence et proportion à l’objectif poursuivi, information et consultation préalable du CSE ou, à défaut, des délégués du personnel, information préalable du télétravailleur).

– La mise en œuvre des dispositions de santé au travail sur le lieu de télétravail.

– La définition des mesures évitant l’isolement du salarié.

– La définition du télétravail en accord avec la législation française, les conventions collectives et règles de l’entreprise.

– Le bénéfice des mêmes droits collectifs et droits à la formation des télétravailleurs et des salariés en présentiel

L’accord collectif ou la charte élaborée par l’employeur précise les éléments suivants :

– Postes éligibles au télétravail.

– Conditions de passage en télétravail et de retour au travail présentiel.

– Mode d’acceptation par le salarié des conditions de mise en œuvre du télétravail.

– Mode de contrôle du temps de travail ou de régulation de la charge de travail.

– Les plages horaires où l’employeur peut contacter le salarié en télétravail.

Droits du salarié en télétravail.

Le télétravailleur a droit à l’accès à la formation, au respect de la vie privée, au droit à la déconnexion, à la santé et sécurité au travail, à l’accès aux activités sociales de l’entreprise, aux informations syndicales, aux avantages sociaux.

Le télétravailleur est prioritaire pour occuper ou reprendre un poste en présentiel, correspondant à ses qualifications ou ses compétences. L’employeur doit l’informer de la disponibilité de tout poste de cette nature.

Le refus de télétravailler n’est pas un motif de rupture de contrat de travail.

Droits et obligations de l'employeur.

Malgré le télétravail, l’employeur conserve son pouvoir d’encadrement et de contrôle, dans le respect des droits et libertés du salarié. Les moyens de contrôle doivent être proportionnés et justifiés par la nature de la tâche.

Pour utiliser un dispositif de contrôle, l’employeur doit répondre à des exigences de traitement de données personnelles. L’objectif est défini et l’outil n’est pas utilisé à d’autres fins que celui-ci. Le salarié doit être informé du contrôle.

L’employeur ne peut pas instaurer une surveillance permanente par des vidéos ou un partage d’écran. De même, les visioconférences n’obligent pas l’activation d’une caméra. Pour finir, le salarié ne doit pas démontrer, par des actions régulières, sa présence derrière son écran.

Toutefois, pour être sûr de la bonne conduite des tâches, l’employeur peut demander la réalisation d’objectifs (raisonnables, quantifiables et contrôlables à intervalles réguliers) pour une période donnée, et le salarié rendra compte régulièrement.

Le télétravail peut être refusé par l’employeur, mais dans ce cas, il devra être justifié.

Crise sanitaire.

Dans les circonstances actuelles liées à la crise sanitaire, le télétravail doit être la règle pour l’ensemble des activités qui le permettent.

– Cas n°1 : Les tâches confiées aux salariés peuvent être effectuées à distance, le télétravail est porté à 100% ;

– Cas n°2 : Les tâches confiées aux salariés ne peuvent pas être totalement effectuées à distance, l’organisation du travail doit permettre de réduire les déplacements domicile-travail et les interactions sociales.

Pour les salariés en télétravail à 100 %, un retour en présentiel est possible un jour par semaine au maximum lorsqu’ils en expriment le besoin, avec l’accord de leur employeur.