Détecter le mal être des collaborateurs

Former les managers.

Plusieurs acteurs interviennent dans le processus de suivi des risques psychosociaux. Le manager en fait partie, en participant à leur prévention. Il connaît ses agents, le travail, et globalement le contexte dans lequel celui-ci est effectué. Il a la capacité de repérer les signaux d’alerte, même les plus faibles, de les faire remonter à la ligne hiérarchique avec au besoin une aide dans l’analyse de la situation (soit par le N+1, soit par des experts internes ou externes), qu’elle soit collective ou individuelle. Ce sera l’encadrant de proximité qui pourra solliciter, généralement avec son supérieur hiérarchique, les outils adaptés pour prévenir une situation à risque. Pour cela, il doit être formé. Les objectifs de la formation peuvent être :

– Comprendre la notion de risques psychosociaux et les enjeux juridiques associés

– Reconnaître les risques pour mieux les anticiper

– Donner les clés pour agir de façon adaptée, tout en restant dans son rôle de manager

– Savoir à qui s’adresser pour passer le relais lorsque c’est nécessaire

– Être acteur de son propre équilibre

La communication à distance.

Une bonne communication doit être mise en place pour détecter les signes. Il est important d’échanger régulièrement et de garder le contact.

Proposer des entretiens individuels aux collaborateurs qui le désirent en organisant des rencontres virtuelles régulières. Privilégier les vidéos conférences. Ainsi plusieurs signes seront repérables :

– Changement d’expressions faciales

– Salariés n’activant plus leur caméra, cela peut être signe de laisser aller.

Les signaux à observer.

Il existe plusieurs symptômes liés au surmenage, plus ou moins aisés à déceler selon la personnalité du collaborateur en question (les introvertis cacheront davantage leur état, par exemple) et relativement variés, parmi lesquels :

– La fatigue : un collaborateur qui arrive constamment fatigué dès le matin, dont les yeux sont distinctement cernés et creusés, qui parle d’insomnies, de difficultés d’endormissement, de problèmes digestifs… est un collègue stressé.

– Un absentéisme accru : des pauses qui s’éternisent, des retards de plus en plus fréquents, un retrait en réunion, un détachement avéré quant à ses missions et/ou responsabilités, des arrêts maladie à répétition, etc. sont les signaux avant-coureurs devant être pris au sérieux, car ils dénotent un niveau de stress très élevé.

– Des erreurs plus fréquentes : rendez-vous oubliés, réunions mal/non préparées, dossiers rendus en retard, etc. sont des signaux à prendre en considération.

– Une difficulté de concentration : incapacité à raisonner de manière rationnelle, idées embrouillées, confusion… sont des symptômes de stress passager – ou non.

– Un manque de discernement : un collaborateur affolé à la moindre petite difficulté, déboussolé par un changement mineur, incapable de prioriser doit alerter le manager sur un état de surmenage.

– Une altération des relations avec autrui: émotions à fleur de peau – agressivité, irritabilité, évitement… sont autant de symptômes qui doivent alerter le manager.

– Douleurs physiques : maux de tête, migraines, mal de dos, articulations douloureuses, nuque raide… sont des signaux de tensions qui ne doivent pas être ignorés.

– Addictions : abus de café, boissons énergisantes, cigarette ; prise ou perte de poids rapide et notable… des signes avant-coureurs de stress.

Les bénéfices d'une bonne écoute.

Cette écoute de la part du manager permet, entre autres de :

– Différencier le stress ponctuel du stress permanent : un état de tension dû à une surcharge ponctuelle de travail peut être décelé par le manager, qui s’emploiera à adapter son mode de management à cette situation, afin que la sérénité regagne rapidement l’équipe. A l’inverse, un état de stress permanent doit l’inciter à réagir rapidement, afin d’aider le collaborateur en difficulté – ou en danger – le plus rapidement possible.

– Avoir un retour sur sa pratique managériale: si tous les collaborateurs montrent des signes de stress constant, il y a fort à parier que le manager met trop de pression, fixe des objectifs difficilement atteignables ou bien encore soit totalement désorganisé dans sa fonction.

– Renforcer la cohésion de groupe et l’intelligence collective : face à un collaborateur stressé, toute l’équipe doit se sentir concernée. Chacun peut avoir un rôle actif et constructif dans la gestion de cette situation.

– Diminuer l’absentéisme : des collaborateurs heureux et détendus seront moins malades, davantage présents.

– Augmenter la productivité individuelle et collective : un salarié sous stress tourne généralement au ralenti. Ses capacités cognitives, sa concentration, son attention peuvent être grandement altérées selon le niveau de stress atteint. A l’inverse, des collaborateurs détendus seront plus productifs, plus créatifs, plus enclins aux échanges, et donc plus productifs.

23 mars 20211 avril 2021

La matrice ACT

La matrice de la Thérapie d’Acceptation et d’Engagement (ACT)

Avec la généralisation soudaine du télétravail, de nombreux salariés ont mal vécu le manque d’interactions physiques durant le confinement, observant des changements au niveau de leur comportement. Pour y remédier, certains outils peuvent s’avérer utiles, telle que la Matrice de la Thérapie d’Acceptation et d’Engagement (ACT), permettant d’aider les équipes à travailler à distance malgré leurs difficultés.

Qu’est-ce que l’ACT ?

L’ACT a été développé par le psychologue Steve C. Hayes, Kirk D. Strosahl et Kelly G. Wilson. Les initiales «ACT» sont un acronyme anglais signifiant Acceptance and Commitment Therapy, c’est-à-dire Théorie d’Acceptation et d’Engagement en français.
Cette thérapie se base sur 6 processus de flexibilité psychologique permettant des effets bénéfiques durables. Selon Steve C. Hayes, plus une personne présente des processus de flexibilité psychologique, plus elle se sentira mieux sur le long terme.

Les 6 processus de flexibilité psychologiquesont: l’acceptation, la défusion, le «soi observateur », l’action engagée, ses valeurs et l’instant présent.

Ces processus vont permettre de développer sa flexibilité psychologique, c’est-à-dire la capacité d’accepter les pensées problématiques, que nous ne pouvons pas changer. Il convient donc de réussir à modifier ses comportements et dégager les ressources nécessaires pour agir là, où il est possible d’agir. Cela vise à se rapprocher de ses valeurs et à choisir la direction à prendre au regard de ce qui est important dans sa vie.

Représentation de la matrice ACT.

Cette approche a ensuite été développée sous forme d’une matrice par K. Polk, M. Webster, J. Hambright, B. Schoendorff et K. Mudd. La matrice ACT permet d’activer les 6 processus sur lesquels s’appuie l’ACT au moyen d’un schéma présenté ci-dessous :

Comme nous le constatons, il y a 4 quadrants avec deux axes différents. L’axe vertical est l’axe figurant notre expérience et notre mental c’est-à-dire nos pensées, nos sentiments, nos souvenirs, et tout ce qui se passe à l’intérieur de nous. Nous pourrions le définir comme notre monde symbolique. De l’autre côté de cet axe, il y a l’expérience des 5 sens que représente le monde physique, il s’agit ici de ce que nous expérimentons avec nos 5 sens.

Le second axe est l’axe horizontal, ce dernier permet d’orienter son comportement: s’approcher ou s’éloigner. Ici, il faut se demander si nous pouvons avancer vers nos valeurs ou non.

La compréhension de nos mécanismes internes permet de différencier les comportements, qui nous font souffrir, de ceux qui soutiennent ce que nous souhaitons réellement.
Cette connaissance de soi et le simple fait d’être capable de faire cette différence augmentent considérablement nos chances de faire ce qui est important pour nous.

Le télétravail vécu comme un traumatisme.

Le télétravail a été vécu comme un traumatisme pour bon nombre de salariés ayant mal vécu le confinement. En effet, le confinement a pu dans certains cas provoquer un stress post- traumatique pour certains travailleurs. Il s’agit alors d’une souffrance dans la matrice ACT qui peut changer le comportement des individus.

Utiliser la matrice ACT dans l’entreprise.

Les souvenirs traumatiques liés au confinement peuvent provoquer un déséquilibre dans la vie des individus, qu’il est possible d’atténuer grâce à la matrice ACT. Cette dernière peut être utilisée au sein des entreprises.
Les managers peuvent aider les collaborateurs en les invitant individuellement à trier leurs expériences et leurs comportements dans la matrice.

D’une part, il faut qu’ils trient ce qui est important pour eux tels que leur famille, aider les autres ou avoir un travail qui a du sens, ce qui représente ce dont ils doivent se rapprocher, en haut à droite de la matrice. En bas à droite, ils doivent inscrire leurs comportements d’approche, tels que passer du temps avec leur famille.

Ensuite, ils doivent écrire ce dont ils doivent s’éloigner. Cela commence par ce qui leur fait mal tel que le confinement en bas à gauche, et ce qu’ils ont eu comme réaction en haut à gauche, comme par exemple se mettre en colère.

Grâce à cela, ils peuvent remarquer que leurs mauvaises pensées ou émotions qui se sont manifestées en bas à gauche les ont poussés à se comporter d’une manière qu’ils n’auraient probablement pas choisie.

Cet outil peut être utile pour aider à renforcer la compréhension et l’empathie au sein des équipes de travail. C’est aussi un exercice qui peut rappeler à tout le monde que les collaborateurs ne sont que des êtres humains faisant de leur mieux. De plus, il permet de rendre compte des types de contraintes et de limites que le télétravail apporte.

La matrice ACT permet de faire le point pour les collaborateurs ayant vécu un traumatisme lié au confinement ou vivant mal le travail à distance. Il s’agit donc d’un atout très utile, permettant avant tout une prise de conscience, pour ensuite pouvoir avancer.

22 février 20211 avril 2021

Le management collaboratif à distance

Le management collaboratif est de plus en plus utilisé au sein des entreprises. En effet, placer les collaborateurs et la ressource humaine au centre de l’entreprise offre bien des avantages. Avec le télétravail, il peut être plus difficile de le mettre en place, mais des solutions existent toujours.

Qu'est-ce que le management collaboratif ?

Le management collaboratif désigne un type de management qui place l’humain au centre de l’entreprise. En d’autres termes, il s’agit de favoriser les idées que les collaborateurs proposent. L’ambiance de travail repose alors sur la confiance, la liberté de choix, la coopération et la convivialité entre collaborateurs et managers.

Le management collaboratif se place à l’opposé d’une entreprise fonctionnant d’une manière très hiérarchisée et contrôlant les modes de travail et les différentes idées. Un fonctionnement de type hiérarchique peut empêcher la prise d’initiative des salariés et peut donc limiter la manifestation de leur créativité.

Un management collaboratif est un assouplissement des règles, le temps de travail peut lui aussi être assoupli. Tout est mis en œuvre afin de laisser le collaborateur développer son inventivité.

Comment le mettre en place à distance ?

Pour mettre en place un management collaboratif, plusieurs solutions sont possibles. Tout d’abord, que cela soit en présentiel ou en distanciel, les managers peuvent recourir à un management participatif. Cela signifie que les collaborateurs sont placés au cœur du processus décisionnel. Les cercles de discussion, les boites à idées ou encore les plans d’actions collaboratifs sont des outils à privilégier afin d’impliquer les collaborateurs.

De plus, les managers doivent veiller à faire du feed-back régulier car il permet d’optimiser les performances des collaborateurs et de s’assurer de la bonne compréhension et du partage des objectifs. Il est aussi très important de confier des responsabilités et de l’autonomie aux collaborateurs.

Le télétravail limite la mise en œuvre du management collaboratif, mais des solutions sont toujours possibles à distance. Notamment, les entreprises doivent opter pour des outils de visio-conférences afin d’échanger régulièrement. Elles peuvent aussi se diriger vers des outils d’écriture collaboratifs tels que Google Drive, permettant de partager des fichiers et des dossiers, et de travailler en collaboration simultanément à partir d’un téléphone ou d’un ordinateur.

Optimiser l'échange et multiplier les idées.

Concernant les avantages du management collaboratif sur les collaborateurs, les managers et l’entreprise, ils sont considérables et méritent toute notre attention.

Notons premièrement que ce type de management correspond à un climat social convivial dans l’entreprise. Un bon environnement de travail est un déterminant majeur de la performance des collaborateurs, et à l’inverse, une mauvaise ambiance de travail est démotivante. Le management collaboratif s’avère également être un atout pour l’entreprise, puisque la productivité de l’entreprise dépend avant tout de ses collaborateurs, qui sont sa première richesse.

En ce qui concerne les avantages supplémentaires lorsque l’entreprise fait travailler ses collaborateurs à distance, ils sont également non-négligeables puisque ce type de management permet d’éviter certains risques liés au télétravail.

Tout d’abord, il faut noter que le management collaboratif agit contre le désengagement dont les collaborateurs peuvent être pris par le seul travail à distance. Le fait de leur attribuer des responsabilités et de faire des points réguliers leur permet de rester impliqués et surtout de donner un sens à ce qu’ils font, ce qui constitue l’un des piliers de l’épanouissement au travail.

De plus, savoir que leurs idées ont un poids leur donne plus de confiance en eux et en leur place dans l’entreprise. Ils deviennent ainsi conscients de leur rôle et voudront donc donner le meilleur d’eux-mêmes.

La distance, une contrainte.

La distance peut être perçue comme un gain de temps, puisque les travailleurs n’ont plus à faire le trajet jusqu’à leur lieu de travail. Le travail à distance est donc, pour certains, plutôt bénéfique. Cependant, dans le cadre du management collaboratif, cela peut être une contrainte.

En effet, il est plus difficile pour les managers de garder les salariés impliqués et de les booster. Face au risque de désengagement, le management collaboratif à distance est un challenge, qui est tout de même possible de relever avec les bonnes méthodes que nous avons énoncées.

À présent, il ne fait aucun doute que le management collaboratif est un atout indispensable du télétravail afin de garder la dynamique de travail au sein d’une entreprise.

22 février 20211 avril 2021

La motivation à distance

Au même stade que les relations sociales, la motivation a été mise à mal ! Ainsi à distance, l’un des plus gros challenges du manager est de maintenir la motivation des salariés. La motivation, agissant sur les comportements individuels, est recherchée chez les salariés car elle procure inspiration et impacte les performances. En fonction des représentations de chacun, le télétravail peut être considéré comme une source de motivation, mais aussi comme un facteur de démotivation par le collaborateur.

Le télétravail comme source de motivation.

– Selon la confiance accordée par les manager, qui, il est vrai, n’est pas une notion très présente dans le vocabulaire managérial, tant certains types de management préconisent le contrôle total. Néanmoins, le télétravail est une opportunité pour chacun en termes de développement de qualités personnelles et relationnelles (Soft Skills).

– Et du fait d’un contrôle hiérarchique moins direct, le collaborateur plus autonome peut décider plus facilement de l’ organisation de son temps, détenant par là une marge de manœuvre plus importante.

Mais il peut aussi être un facteur de démotivation :

– Si les interactions entre les collaborateurs sont réduites, cet état d’isolement sera davantage ressenti par les collaborateurs.

– Si l’accès à l’information sur la vie de l’entreprise est réduit, le collaborateur se sentira progressivement « écarté » de tous projets.

Assurément, le télétravail relève de la compétence du manager d’encadrer humainement ce type d’activité par un échange régulier avec les collaborateurs sur la vie de l’entreprise, en favorisant des points informels avec son équipe de façon régulière..

Pourquoi la notion de motivation est-elle si importante ?

Pour plusieurs raisons : des employés motivés peuvent accroître la productivité et permettre à une organisation d’atteindre des niveaux de production plus élevés. Car à une époque où le sens du travail est questionné, où la concurrence est mondialisée, la motivation du personnel à tous les niveaux de l’entreprise devient un enjeu majeur. La motivation des salariés est donc plus que jamais un facteur essentiel de la réussite des entreprises.

Dans le prolongement de cette idée, le manager a tout intérêt à créer de la proximité ainsi que de la cohésion entre chaque membre de l’équipe, afin de susciter une dynamique positive au travail. L’esprit d’équipe se construit avec le temps, mais à distance, il mettra probablement plus de temps à se développer, car c’est un terrain nouveau pour chacun.

Bon nombre de recherches dans le domaine, montrent que, face à un salarié démotivé, la rémunération n’est pas la principale source de motivation des individus. Les récompenses financières peuvent même avoir l’effet inverse, si celles-ci ne sont pas accompagnées par des dispositifs adéquats de motivation.

En somme, la motivation représente donc un facteur clé de succès pour les organisations. Ainsi afin de maintenir la motivation des individus à distance nous proposons 6 bonnes pratiques :

1. Gardez le lien.

Mettez en place des réunions virtuelles. Peut-être pas tous les jours, mais régulièrement afin de de faire le point et vérifier par la même occasion que les objectifs ont bien été assimilés.

2. La communication.

Un petit email de temps en temps pour rebooster les troupes ! C’est une petite attention encourageante qui vient compenser les baisses de régimes.

3. Valoriser et reconnaitre le travail fourni.

Il est important pour le manager d’une équipe virtuelle de valoriser et reconnaître le travail de ses collaborateurs. L’idée, ici, ne se limite pas qu’à des félicitations, mais à une véritable reconnaissance du travail réalisé devant les autres collaborateurs de l’entreprise. D’une part, les télétravailleurs seront connus de tous et d’autre part, cela contribuera à donner du sens à leur mission au sein de l’entreprise.

4. Organiser des évènements d'équipe à distance.

Lorsque les différents membres d’une équipe travaillent à distance les uns des autres, la cohésion peut être relativement difficile à instaurer. Dans ce cas, pourquoi ne pas organiser des temps de détente virtuel : petits-déjeuners, goûters, ou encore un coffee break. Cela permettra de relâcher la pression, de contrer cet effet d’isolement mais également de créer des liens tout en étant à distance.

5. Mettre en place des objectifs d'équipes.

Permettant de suivre l’avancement du travail au niveau collectif durant cette période. En effet, le travail en équipe est d’autant plus important à considérer que celui-ci s’effectue à distance. En situation de télétravail, certains collaborateurs peuvent se sentir isolés, organiser des objectifs d’équipe permettra aux agents de maintenir le cap.

Dans la même idée, ne pas hésiter à animer les réunions, ou encore les équipes avec des challenges. Il est vrai qu’en situation de télétravail, une distraction est vite arrivée ! Les challenges ont pour but de redynamiser l’activité, mais ils permettront aussi de maintenir l’attention des membres tout en produisant.

22 février 20211 avril 2021

Le recrutement à distance

Le recrutement à distance, c’est utiliser un parcours 100% digitalisé pour recruter, et ce pour toutes les étapes du processus : candidature, entretien, tests éventuels, mises en situation, signature du contrat.

Les nouvelles technologies ont eu un impact non négligeable sur l’organisation des entreprises qui ont su tirer profit des possibilités qu’elles offrent. Par ailleurs, la récente crise sanitaire a poussé une large majorité d’entreprises à recourir au télétravail lorsque cela était possible. Un changement qui a forcé ces dernières à s’adapter et revoir, notamment, leur processus de recrutement.

Pourquoi faire du recrutement à distance ?

La compétitivité ! Au fil des années, les entreprises qui ont recours au recrutement à distance ont clairement réussi à gagner en compétitivité, mais pas seulement. Ce socle s’appuie à son tour sur de nombreux autres avantages : une productivité accrue, une façon de réduire la fracture de l’emploi entre les générations précédentes et les nouvelles, la réduction des coûts.

Voici des conseils pour recruter à distance :

Se doter d'un outil de gestion des candidatures.

Via ce qu’on appelle un ATS (Applicant tracking System) pour suivre le recrutement à distance du début jusqu’à la fin, tout en faisant intervenir ses collaborateurs, ou directement intégré à un jobboard, et d’un outil d’entretien vidéo en ligne.

Se comporter comme dans un véritable entretien.

Vous conduisez peut-être l’entretien depuis votre chambre mais restez tout de même présentable. Le professionnalisme est toujours de rigueur, il en va de votre marque employeur et de votre crédibilité. Choisissez un fond neutre, à l’aspect « bureau » et évitez les objets et personnes distrayants.

Vérifier que tout fonctionne bien.

Microphone, webcam, connexion. Un entretien à distance se prépare à l’avance. L’objectif de la préparation vise à parer à tous les imprévus pour qu’au moment de l’entretien, le recruteur n’ait plus qu’à dérouler son entretien, se concentrer sur le candidat et se rendre entièrement disponible pour échanger avec lui

– Assurez-vous d’avoir un plan B, au cas où la connexion serait coupée de manière inattendue.

– Soyez légèrement en avance. Mettez vos candidats à l’aise en étant présent lorsqu’ils rejoignent la salle virtuelle.

– Facilitez l’entretien grâce à une petite discussion avant de commencer vos questions.

– Accordez-vous un peu de temps pour tester le matériel et la solution de visioconférence quelques minutes avant l’entretien pour être paré à l’heure convenue.

Structurer le processus.

Avec des étapes adaptées aux compétences recherchées, et très transparent, pour permettre au candidat de se projeter et de s’investir au maximum dans le process de recrutement. Les recruteurs doivent s’attacher à procurer au candidat une expérience la plus agréable possible, en dépit de la distance physique.

Privilégier la cooptation.

Pour faciliter vos processus de recrutement à distance, n’hésitez pas à faire participer vos collaborateurs en leur demandant de vous recommander des candidatures issues de leur entourage personnel ou professionnel

Cette méthode, appelée la cooptation ou recrutement collaboratif, présente plusieurs avantages non négligeables lors d’un recrutement à distance :

– Les collaborateurs, directement impliqués, seront vigilants quant à la qualité des profils qu’ils vous proposeront.

– Les candidats, de leurs côtés,redoubleront d’efforts et de professionnalisme, ayant été recommandés par une connaissance, voire un proche, qu’ils ne voudront pas décevoir ou mettre dans une situation embarrassante.

– Vos collaborateurs connaissent bien le poste à pourvoir et les compétences requises.

– Vous gagnez un temps considérable sur le sourcing et la sélection de candidatures

Transmettre une promesse d'embauche.

Une fois que le candidat à recruter est décidé, le temps que vous peaufiniez tous les détails de la prise de poste. Ceci est surtout nécessaire dans un recrutement à distance parce que tout ce qui se fait en ligne peut sembler abstrait pour certains. Une simple promesse d’embauche envoyée par mail suffit, logo, signature et coordonnées de votre entreprise à l’appui.

Les documents légaux nécessaires tant à l’employeur qu’à l’employé peuvent être transmis à distance : RIB, carte d’identité, numéro de sécurité sociale, … Ils seront souvent scannés et envoyés. L’entreprise doit alors impérativement assurer la sécurité de la transmission des données personnelles.

Tester votre candidat en ligne.

De nombreux tests en ligne existent pour tester les capacités de votre candidat et par chance, la majorité d’entre eux sont accessibles en ligne.

Des tests beaucoup plus spécifiques peuvent également être faits pour répondre à des situations bien particulières et s’attarder sur l’évaluation des soft skills. Souvent on parle alors de Serious Games et de réalité augmentée ou réalité virtuelle pour projeter le candidat dans une simulation d’environnement professionnel et l’amener à prendre des décisions dans des situations données. Le recruteur sera alors amené à évaluer comment le candidat a réagi à chaque problématique mise virtuellement devant lui.

9 février 20211 avril 2021

L’accompagnement des collaborateurs réticents

L'accompagnement des collaborateurs réticents

Accompagner le changement.

Un changement peut générer des résistances, aussi pour que cela ne se transforme pas en une totale opposition, il est nécessaire de prendre certaines mesures.

Il est important de convaincre vos salariés du bien-fondé du changement, citez les avantages de la nouvelle mesure prise pour anticiper une résistance.

Développez des qualités essentielles : l’empathie et l’écoute permettront de comprendre le ressenti des collaborateurs, de se mettre à leur place. Recueillir les doutes, attentes et inconforts de chacun, permettra de comprendre la cause de leur réticence qui pourra alors être solutionnée.

Impliquer les salariés et les valoriser.

Il semble judicieux de solliciter l’opinion des employés et de les encourager à proposer des idées. Pour ce, créer un questionnaire accessible à tous, semble être une bonne solution.

Le fait d’associer les salariés dès le début du projet, et de prendre en compte leur avis est un excellent levier d’adhésion. Ils apprécieront de ne pas être tenus à l’écart et de participer à la prise de décision, qui façonnera leur nouvel environnement de travail.

Saluer l’adaptabilité. Encouragez vos collaborateurs, reconnaissez leurs efforts et valorisez-les.

Mettre à disposition les outils nécessaires.

Face aux réticents, il faut essayer de trouver des solutions pour faciliter leur adaptation.

Pour le télétravail, plusieurs moyens peuvent être utilisés :

– Une bonne formation: met les salariés en confiance, évite la peur de ne pas être à la hauteur, booste leur confiance.

– Un bon matériel: des outils adaptés à la pratique du télétravail. Fournir le salarié si besoin en matériel informatique notamment.

– Un bon environnement: Discuter avec eux de leur environnement de travail et organiser des réunions sur les bonnes pratiques en termes d’ergonomie.

La communication.

Un bon accompagnement des managers : communication, transparence même à distance. Pour cela, il est conseillé d’être transparent au maximum sur ces éléments :

– Les résultats du diagnostic de l’entreprise

– La nouvelle stratégie décidée

– Les objectifs attendus

– Les étapes du projet

– Les acteurs impliqués dans cette conduite du changement

En ayant une vision claire du projet, vos salariés accepteront plus aisément ces bouleversements dans leur quotidien.

9 février 20211 avril 2021

Les bonnes pratiques du télétravail

Le développement du télétravail, et plus généralement du travail à distance, bouleverse le rôle du manager et sa relation à son équipe. Comment adapter son mode de management à ce nouveau contexte ?

Les meilleures pratiques de gestion sont souvent celles que l’on connaît déjà. Lors de changements dans notre environnement de gestion, il faut alors trier les plus adéquates, les dépoussiérer, et se les réapproprier en les adaptant à notre nouveau contexte.

Vous connaissez peut-être les trois règles d’or de l’immobilier : location, location, location. La gestion a les siennes aussi : communication, communication, communication. Dans un contexte que l’on apprivoise, il faut parfois revenir à la base des règles de gestion : la communication.

En tant que manager vous ne détenez pas les clés du savoir. Et surtout, vous n’êtes pas tenu d’avoir toutes les solutions. Si vous vous heurtez à un problème, un défi ou un enjeu, pourquoi ne pas impliquer votre équipe dans la recherche de solutions ? Non seulement vous utilisez ainsi l’ensemble des connaissances collectives du groupe, mais vous renforcez directement votre lien de confiance avec eux

Le télétravail séduit de plus en plus les entreprises dans le monde. Pour les employés, le travail à distance est synonyme d’autonomie et de flexibilité. Du côté de l’employeur, la mise en place de cette mesure rime généralement avec une meilleure productivité des collaborateurs. Pour que ce dispositif de travail à distance soit bénéfique à tous les acteurs de l’organisation il faut préparer sa mise en place, adapter le management de ses collaborateurs et connaître quelques bonnes pratiques à adopter :

Organiser sa routine.

Essayer de garder les mêmes automatismes matinaux que pour se rendre au travail, la même heure du lever, le petit déjeuner, la façon de s’habiller. Et mettre en place un planning de réunions en visioconférence de manière régulière et à date fixe. Cela permet d’échanger avec ses collègues, de détecter les collaborateurs à remotiver et revoir les missions de chacun.

Adopter la règle des 20-20-20 pour protéger vos yeux.

Pour éviter que le télétravail n’abîme votre vue, faites des pauses régulières. Quittez l’écran des yeux et regardez au loin. Le plus simple est d’adopter la règle des 20-20-20 qui recommande de mettre ses yeux au repos toutes les 20 minutes, en fixant pendant 20 secondes un objet ou un point situé à 20 pieds de soi,soit une distance d’environ 6 mètres. Ces bonnes pratiques en télétravail soulageront considérablement vos yeux de ce travail d’adaptation continue. Ou vous pouvez alterner les tâches qui nécessitent une grande attention visuelle et celles qui ne nécessite pas le recours à l’écran.

Multiplier les supports pédagogiques.

Chartes de bonne conduite, guides sur les meilleures pratiques, livres blancs sur les idées reçues, kit de survie du télétravailleur, rappel du droit à la déconnexion, fiches conseils sur l’équilibre vie professionnelle / personnelle…

Miser sur l'accompagnement.

Loin de leur entreprise, les salariés peuvent se sentir isolés lorsqu’ils sont en situation de télétravail. Pour pallier ce problème, un seul secret : l’accompagnement. Montrer que vous faites confiances à vos salariés, la confiance encourage la responsabilisation, l’autonomie et la prise d’initiative des collaborateurs.

Former les managers.

Le télétravail est un chamboulement pour les managers, qui doivent apprendre à encadrer des équipes qui ne sont pas à leurs côtés. Rédiger un petit guide d’information à l’attention des managers. Intégrer les managers dans les décisions. Organiser des retours d’expérience entre managers par rapport à cette pratique.

Mesurer la satisfaction des télétravail.

Mener des enquêtes, afin de mesurer la satisfaction des télétravailleurs, mais aussi leur performance, pour évaluer leur engagement et ajuster l’organisation et le management relatifs au télétravail si besoin.

Protéger vos données en travail à distance.

– Élaborer une charte informatique signée par chaque collaborateur en télétravail : C’est un document de portée juridique qui permet de fonder les sanctions disciplinaires mais aussi civile ou pénale et qui peut être annexé au règlement intérieur.

– Appliquer les mises à jour de sécurité sans délais : Celles-ci n’apportent pas seulement de nouvelles fonctionnalités, elles corrigent les vulnérabilités.

– Sauvegarder les données : Sauvegarder régulièrement ses données sur des supports non connectés aux machines (disque dur externe, clé usb).

– Protéger les accès et mot de passe. : Les mots de passe doivent être robustes et différenciés selon les usages.

– Utiliser un VNP et proscrire l’utilisation de réseaux wifi publics : Il est préconisé d’utiliser un logiciel VPN qui crée un tunnel de connexion Internet qui rend ce qui transite à l’intérieur incompréhensible pour des personnes extérieures et rend anonyme

– Souscrire à une assurance contre les cyber- attaques

9 février 202131 mars 2021

La formation interne à distance

Au préalable, qu'entend-on par formation interne ?

La formation interne consiste à planifier, organiser et dispenser une action de formation en toute autonomie, c’est-à-dire par ses propres moyens. Cette dernière peut être enseignée dans les locaux de la structure ou en dehors mais dans tous les cas, le dispositif est créé et animé par des salariés de la structure. Cette organisation présente plusieurs avantages pour l’entreprise : avoir un contrôle sur l’expertise offerte aux salariés ; maîtriser les coûts ; prodiguer un enseignement adapté à la structure et aux valeurs de l‘entreprise ; transmettre un savoir-faire propre.

Dans un premier temps, il faut exprimer le besoin de formation, qui peut être lié à l’adaptation d’un poste, elle-même relative à l’évolution d’un métier ou de ses techniques, le maintien d’un emploi ou la recherche de nouvelles compétences. Une fois le besoin exprimé, une équipe doit être chargée de la conception de la formation, avec les étapes du déroulé, ainsi que le choix des supports pédagogique.

Les formateurs seront des collaborateurs désignés, experts dans leur discipline, avec une maitrise parfaite de la thématique.

Pour être reconnue, la formation doit être agréée auprès de la DIRECCTE (Direction régionale des entreprises, de la concurrence, de la consommation, du travail et de l’emploi). Une fois les formalités validées, un numéro d’enregistrement officialisera la capacité de l’entreprise à dispenser une formation.

Comme pour toute formation classique, quelques semaines avant le démarrage de la formation, les collaborateurs recevront une convocation avec l’intitulé de la formation, le lieu, la date, l’heure et la durée. De même, le jour de la formation, il convient de mettre en place une liste des collaborateurs participants. Le salaire est maintenu tout au long de la formation sur les horaires de travail. En dehors des horaires de travail, la formation sera rémunérée comme des heures supplémentaires de travail.

À propos des modalités de formation interne à distance, quelles sont-elles ?

Il existe plusieurs possibilités. La formation synchrone, qui se rapproche de la formation classique. Le formateur et l’élève sont connectés au même moment. L’avantage, c’est la familiarité des apprenants, qui se rapproche ainsi des formations collectives.

Ensuite, il existe la formation asynchrone. Le formateur et l’élève ne sont pas en contact direct. L’avantage est pour l’apprenant, qui peut optimiser son temps et apprendre selon le moment qui lui convient le mieux. Les outils lui permettent de suivre la formation plus facilement (livres, vidéos, logiciels…). Les discussions avec le formateur se font de manière indirecte et décalée (mails, forum, messagerie…).

Enfin, nous avons l’hybridation qui consiste pour l’employé à suivre de manière autonome la formation, puis viendra, dans un délai à définir, un échange par visioconférence pour faciliter les apprentissages

Les avantages de la formation à distance sont nombreux. Tout d’abord, l’accessibilité, qui permet de former plusieurs personnes en même temps et dans des lieux différents. Ensuite, l’autonomie accrue des salariés, dès lors que chacun pourra adapter sa formation à son niveau et à son rythme. De plus, le suivi permet aux formateurs de connaitre les progrès des apprenants et d’adapter leur formation selon les besoins de ceux-ci. Enfin, la formation interne permet également d’adapter la formation aux besoins de l’entreprise et de ses collaborateurs, tout en optimisant les coûts.

Pour que la formation à distance soit efficace, il convient d’être attentif à quelques points clés :

Tout d’abord, la formation doit être préparée en amont, en faisant l’inventaire le plus complet possible de l’entreprise sur ses besoins en ressources humaines, matérielles et financières. Il convient de bien choisir sa méthode de formation (citée ci-dessus), en se posant les bonnes questions en fonction du type de formation, de la population concernée et des exigences de l’environnement.

Pour réussir la formation à distance et en interne, il est nécessaire de rédiger un plan d’action intégrant la méthodologie de la formation ainsi que le contenu de celle-ci. Il convient ensuite de définir les rôles des collaborateurs et de toute personne qui contribue au projet de formation. Le respect des démarches mises en place est primordial.

Enfin, le suivi et le feedback des collaborateurs est très important. Chacun peut exprimer son ressenti et son analyse critique sur la formation reçue et ainsi contribuer à améliorer celle-ci.