Les conflits à distance

Anticiper le conflit.

Le conflit ne survient jamais dans un désert relationnel, mais s’inscrit dans une logique de construction et de déconstruction du lien entre les personnes.

Bien qu’il soit toujours possible de pointer du doigt l’élément déclencheur d’un épisode conflictuel, ce dernier peut parfois être davantage une excuse que le réel fondement du conflit.

Pour anticiper les conflits, il est essentiel d’engager le dialogue lorsqu’on remarque une situation pouvant découler sur une telle situation. Au mieux, on y aura vu juste et cela permettra de désamorcer une situation sensible dès ses prémices, et au pire, cela permettra un échange dont le salarié retiendra l’attention témoignée à son égard.

En entreprise, on remarque assez rapidement un collaborateur qui a une petite mine. A distance cela devient plus compliqué de repérer les signaux faibles. Les managers doivent augmenter leur vigilance. Par exemple, un changement dans la qualité des rendus peut vous alerter.

L’attitude à adopter.

Certains conflits au sein de l’entreprise ne sont pas discutés parce que l’on pense que cela ne changerait rien, souvent par peur d’aggraver la situation. Certes, certains ne méritent effectivement pas d’être soulevés, la plupart des conflits apparemment mineurs cachent un problème de fond.

En tant que manager, vous devez aider vos collaborateurs à ouvrir les yeux sur l’existence d’un conflit pour pouvoir le prendre en charge immédiatement. Cette pratique nécessite de votre part à la fois de la lucidité et du courage.

N’hésitez pas à poser des questions pour essayer de comprendre la nature du problème : « Depuis le confinement, est-ce que tout va bien ? Est-ce que des choses ont changé ? ». Avec la distance, vous ne savez pas ce qu’ils vivent, certains sont peut-être endeuillés, malade, etc.

Il ne faut pas harceler vos collaborateurs, mais il est important de prendre le temps de vérifier si tout va bien. Certes, cela peut paraître futile, mais cette pratique permet d’éviter les dérapages.

La communication est une notion clé qui permet d’éviter l’apparition de conflit.

Il faut maintenir un lien social avec les collaborateurs et rester disponible pour éviter un sentiment de solitude.

Identifier le conflit.

Les conflits naissent des relations entre les individus. Ils découlent, entre autres, de la diversité des attentes individuelles ou collectives ainsi que des différences entre les intérêts de chacun. De plus une interdépendance croissante entre les personnes, l’augmentation de la charge de travail et les pressions externes constituent autant de situations propices à l’apparition des conflits.

Afin de comprendre l’existence de cette situation sensible, il est essentiel d’identifier le conflit auquel nous devons faire face. Il existe plusieurs types de conflits :

– Le conflit d’activité, en rapport avec la nature des tâches ou les façons de faire

– Le conflit de relation, en rapport avec la nature des liens, les comportements des personnes

– Le conflit de valeurs, en rapport avec l’identité, les croyances et valeurs de chacun

– Le conflit intrapersonnel, résulte de la présence de motivations, désirs, sentiments ou exigences contradictoires chez l’individu

– Le conflit interpersonnel, survient lorsque deux individus vivent une mésentente au sujet des buts à poursuivre, des valeurs, des attitudes ou des comportements à adopter

– Le conflit intragroupe, consiste en une mésentente qui touche plusieurs personnes d’un même groupe

– Les conflits intergroupes, survient lorsqu’un groupe entre en conflit avec un autre groupe

– Le conflit vertical, concerne les mésententes qui opposent les individus appartenant à des niveaux hiérarchiques différents

– Le conflit horizontal, survient entre des collaborateurs ou des groupes d’une même strate hiérarchique

Par la connaissance de l’origine du conflit, de son évolution et de son positionnement temporel, vous serez mieux à même d’évaluer l’efficacité potentielle des stratégies pouvant être utilisées afin de résorber la situation.

Résoudre le conflit.

En cas de conflit, priorisez le dialogue par téléphone et non par courriel. Echanger par écrit lors d’une situation de conflit est la meilleure façon d’interpréter des propos de travers, car on interprète le message avec son état émotionnel et son égo. Avec le canal audio, les intonations de la voix facilitent la bonne réception du message.

Il est important de :

– Prendre du recul

– Proposer un échange téléphonique ou via les outils de visioconférences.

– Eviter de rentrer de but en blanc dans le sujet, commencez par prendre des nouvelles

– Faire le premier pas pour désamorcer la situation

– Ecouter le collaborateur

– Proposer des solutions liées à sa situation

– Faire un point régulier de l’avancement de la situation

22 février 20211 avril 2021

Les enjeux du management à distance

Les atouts du management à distance.

Le management a distance représente un réel challenge organisationnel pour les entreprises. Il peut avoir un impact important sur l’autonomie, la motivation des collaborateurs et sur la qualité de l’ accompagnement.

Le management à distance représente un enjeu pour :

– Le collaborateur : En télétravail, le collaborateur a plus de temps disponible pour effectuer son travail puisqu’il réduit son temps de transport. Cela leur permet également de réduire les frais engendrés par les transports. Ainsi, ils consommeront moins d’essence et diminueront les frais kilométriques de leur voiture ou pourront réduire le prix de leur abonnement transport. Enfin, travailler de chez soi peut être perçu comme une preuve de confiance donnée par le manager. Cela procure un sentiment d’importance aux collaborateurs et crée de bonnes relations mutuelles. Cela développe donc son bien-être et sa motivation.

– L’entreprise : Le fait que le collaborateur soit plus motivé signifie que le collaborateur sera plus productif. En effet, à temps égal, étant plus motivé, il sera plus efficace et produira donc plus. De plus, l’entreprise devrait aussi connaître moins d’absentéisme ou de retard. En effet, comme les temps de transport sont supprimés, les retards liés aux grèves et embouteillages vont disparaître. Il en est de même pour l’absentéisme. Certaines maladies sont très contagieuses et nous pouvons certaines fois voir nos collaborateurs tomber malades les uns après les autres. Travailler chez soi permet de réduire ces contagions et de mieux gérer les situations difficiles. L’entreprise fera aussi des économies non négligeables concernant la consommation d’eau, d’électricité, mais aussi de loyer pour ses services centraux. En effet, le loyer est une part importante dans les dépenses. L’entreprise fera donc des économies non négligeables.

– L’environnement : L’environnement tire également un bénéfice du management à distance puisqu’avec la réduction des transports liée au télétravail, de fortes réductions d’émission de CO2 sont à prévoir. Dans un contexte de réchauffement climatique, c’est une mesure extrêmement importante. L’impact environnemental de ce type de management sera donc fort.

L'enjeu n°1 :

Le premier défi est de rencontrer chaque collaborateur dans le but de comprendre son parcours professionnel, ses caractéristiques personnelles, ses compétences , ses aspirations ainsi que ses craintes au regard de la distance.

Dans un second temps, une relation va s’instaurer entre le collaborateur et le manager. La capacité du manager à personnaliser ses contributions auprès de chacun de ses collaborateurs est donc un facteur qui déterminera la réussite ou non du manager.

L'enjeu n°2 :

Le second enjeu notable est de mettre en place une organisation cohérente et fluide. La capacité du manager à communiquer avec des collaborateurs distants ne pourra jamais compenser les carences de l’organisation du travail. De ce fait, il est primordial pour le manager de s’appuyer sur la formalisation afin de clarifier les rôles et les missions de chacun, puis sur les objectifs et indicateurs de suivi.

Il est nécessaire que l’organisation soit facilement lisible dans ses attendus et ses normes. L’enjeu porte donc sur la clarification du rôle de chacun ainsi que sur une décentralisation stimulante et acceptée des responsabilités.

L'enjeu n°3 :

Au-delà des enjeux précédemment évoqués, la dynamique collective mise en place est également à prendre en compte. Dans le cas du télétravail par exemple, un certain individualisme pourrait voir le jour ce qui nuirait directement à la performance collective. L’enjeu est donc de continuer à transmettre un esprit d’équipe à distance. La capacité à faire vivre les interactions avec les autres est déterminante dans la réussite.

Le manager doit piloter la construction du système d’organisation mais ne pas l’imposer à ses collaborateurs pour autant. N’oublions pas qu’il n’y a pas de changement sans adhésion des collaborateurs !

9 février 20211 avril 2021

Les risques et les freins du management à distance

Plus de solitude pour les collaborations.

Le sentiment d’isolement renvoie au constat subjectif d’un manque de soutien social pour les salariés. Ils ont le sentiment d’être livrés à eux-mêmes. Pour lutter contre l’isolement le manager peut :

– Rencontrer individuellement les membres de son équipe: ne vous limitez pas à leur parler travail, partagez aussi des aspects de votre vie quotidienne comme les dernières séries ou jeux que vous aimez, la rentrée scolaire, …

– Faire un suivi régulier: prenez aussi le temps de vérifier ponctuellement si les membres de votre équipe vont bien.

– Installer un espace de « co-working » virtuel lorsque les membres de votre équipe doivent travailler ensemble.

– Organiser des évènements virtuels: vous pouvez créer des cafés, petits-déjeuners, déjeuner, … pour avoir une discussion détendue entre collègues.

Le manque de reconnaissance.

Selon Elodie Gentina et Xavier Blocquel, il existe quatre formes de reconnaissance au travail :

– La reconnaissance des résultats du travail : respect des objectifs, hausse des ventes, … Cette forme de reconnaissance s’intéresse aux aspects observables et mesurables du travail. Elle se manifeste souvent par le biais du salaire, de versement d’intéressement aux bénéfices ou encore de primes.

– La reconnaissance de la pratique de travail : cette forme de reconnaissance porte sur les moyens développés par la personne pour réaliser le travail, que ce soit en termes de compétences professionnelles ou de soft skills. Elle se manifeste de façon plus ou moins formelle, par la remise de prix ou la formulation de commentaires positifs.

– La reconnaissance de l’investissement dans le travail : cette forme de reconnaissance porte sur les efforts déployés par le salarié pour réaliser son travail, quels que soient les moyens développés et les résultats. Elle se manifeste la plupart du temps de façon informelle : remerciements, applaudissements, …

– La reconnaissance existentielle : cette forme de reconnaissance porte sur les personnes en tant qu’êtres humains. Il s’agit en effet de reconnaître l’existence de chacun et lui accorder l’importance qui en découle : saluer ses collègues, entretenir de bonnes relations avec eux, les consulter, les tenir au courant des décisions prises, …

Il est très important de maintenir l’existence d’un sentiment de reconnaissance, y compris lorsque les personnes sont loin du bureau. En effet, si certaines formes de reconnaissance seront en théorie peu touchées par le télétravail (notamment la reconnaissance des résultats), l’éloignement physique ne doit pas faire oublier la nécessité de reconnaître également les moyens, les efforts et la personne. Voici quelques conseils pour exprimer sa reconnaissance à distance :

– Tenez au courant vos collègues, vos équipes des bonnes nouvelles et des succès de l’entreprise via des messages écrits. Profitez-en pour mettre en avant chaque contribution à ce succès.

– Lors des réunions, attention à ne pas oublier d’inclure les salariés en télétravail si leur présence est pertinente.

– Pensez à consulter les salariés en télétravail par écrit lorsque leur avis est pertinent pour une décision.

– Prenez l’habitude de remercier systématiquement vos collègues, vos équipes, pour leurs efforts.

– N’oubliez pas de simplement discuter avec vos collègues en télétravail comme vous le feriez en temps normal.

La reconnaissance du travail, sous toutes ses formes, n’est pas accessoire : c’est un élément indispensable au bon fonctionnement d’une équipe de travail. Manager à distance, c’est donc avant tout continuer de valoriser ses salariés malgré l’éloignement physique.

La frontière entre vie privée et vie professionnelle.

L’équilibre entre la vie privée et la vie professionnelle est particulièrement difficile à trouver, encore plus lorsqu’on travaille à son domicile. Pour aider les membres de votre équipe, vous pouvez appliquer une règle simple : essayer autant que possible de ne pas communiquer au-delà des heures classiques de bureau. N’hésitez pas à encourager vos collaborateurs à respecter eux aussi ce principe du droit à la déconnexion.

En dehors de ses heures de travail, tout salarié n’est pas tenu d’être en permanence joignable par son employeur pour des motifs liés à l’exécution de son travail. Dans le cadre du télétravail, le droit à la déconnexion s’applique également. Le droit à la déconnexion vise à :

– Assurer le respect des temps de repos et de congés,

– Garantir l’équilibre entre vie professionnelle et vie personnelle et familiale,

– Protéger la santé des collaborateurs.

Le manque de confiance envers les collaborateurs.

Faire confiance, c’est laisser exprimer et développer les potentiels, c’est souhaiter que la pleine valeur de chaque individu, et celle du collectif, se réalisent. Car en effet, l’autonomie est un facteur clé de succès des collectifs de travail dispersés.

L’une des compétences centrales du manager à distance est donc d’accélérer l’autonomisation de ses collaborateurs. La mise en œuvre de cette compétence requiert du courage managérial : il s’agit d’oser confier de vraies délégations. En développant son intelligence émotionnelle, le manager se mettra davantage à l’écoute de ses collaborateurs.

La peur de la perte de pouvoir et du contrôle.

Il est crucial de garder en tête que personne ne peut tout contrôler. Certains éléments sont et demeureront toujours hors de notre maîtrise. Se délester de certains poids permet notamment au manager de :

– Favoriser l’autonomie: trop contrôler réduit le degré d’engagement des collaborateurs et diminue les prises d’initiatives.

– Permettre à chaque membre de l’équipe de s’épanouir: les collaborateurs peuvent mettre tous leurs talents au service du groupe.

– Encourager la créativité: libéré d’un contrôle continu, chacun se sent libre de proposer de nouvelles idées.

– Renforcer la cohésion: donner du sens aux missions de chacun dans un objectif commun, partager les responsabilités, booster l’esprit d’appartenance à une équipe.

9 février 20211 avril 2021

Les outils de communication du management à distance

Les outils de communication

Les différents outils.

Aujourd’hui plus que jamais, l’heure est au numérique. Les applications en tout genre se multiplient. Les développeurs ont vite compris l’enjeu que représentait le télétravail. Avec l’arrivée de la COVID-19, les entreprises ont dû se mettre à jour. De nombreux outils qui existaient au préalable sont devenus vitaux pour les entreprises. De nouvelles plateformes ont également été mises en place dans le but de permettre aux managers de s’assurer de la productivité de leurs collaborateurs. Certaines applications ont d’ailleurs su tirer leur épingle du jeu et sont devenues des applications leaders.

On peut alors classer ces applications en prenant différents critères en compte. Les critères évalués sont le taux de disponibilité de l’application, ses temps d’accès organisateurs et invités ainsi que la qualité de la vidéo pour l’invité. Ainsi, on retrouve en tête de liste l’application ZOOM. Pas loin derrière, se trouvent Google Meet, Cisco webex et Microsof Teams. Grâce à ces outils, les équipes peuvent rester en contact et travailler le plus “normalement” possible.

Le contrôle à distance.

Dans certains cas et pour éviter toute malveillance, des managers peuvent éprouver le besoin de contrôler l’activité de leurs collaborateurs. Alors que ce contrôle est facilement accessible en présentiel, il est plus compliqué à mettre en place en distanciel. Pour ce faire, les managers peuvent solliciter les outils numériques afin de leur faciliter la tâche.

Ainsi, l’outil Teramind permet de surveiller le comportement en ligne des salariés en passant de leur messagerie instantanée au suivi des documents et des fichiers partagés. Il permet également à l’employeur de bloquer l’accès aux sites des réseaux sociaux, au matériel non autorisé sur l’ordinateur du salarié et à d’autres contenus potentiellement malveillants. On retrouvera aussi Hubstaff, qui, quant à lui, permet de prendre des captures d’écran des salariés toutes les cinq minutes, ou encore de traquer les données GPS des téléphones des salariés. Le tout est ensuite envoyé aux managers, sous la forme d’un rapport journalier.

La législation.

Il est nécessaire pour les entreprises de connaitre la législation en vigueur. En effet, avec la multiplication des outils numériques, la frontière vie privée/ vie professionnelle s’efface peu à peu.

Il faut donc s’assurer de rester dans le cadre légal. Afin d’être en règle, la validité de tout dispositif de contrôle des salariés est normalement soumise à plusieurs principes tels que :

– L’information préalable des télétravailleurs

– L’information et la consultation préalable du comité social et économique

– Les formalités déclaratives auprès de la CNIL.

Rappelons aussi que, est puni d’un an d’emprisonnement et de 45 000 euros d’amende le fait, au moyen d’un procédé quelconque, volontairement de porter atteinte à l’intimité de la vie privée d’autrui :

1° En captant, enregistrant ou transmettant, sans le consentement de leur auteur, des paroles prononcées à titre privé ou confidentiel ;

2° En fixant, enregistrant ou transmettant, sans le consentement de celle-ci, l’image d’une personne se trouvant dans un lieu privé.

3° En captant, enregistrant ou transmettant, par quelque moyen que ce soit, la localisation en temps réel ou en différé d’une personne sans le consentement de celle-ci.

Lorsque les actes mentionnés aux 1° et 2° du présent article ont été accomplis au vu et au su des intéressés sans qu’ils s’y soient opposés, alors qu’ils étaient en mesure de le faire, le consentement de ceux-ci est présumé.

D'autres solutions ?

Pour s’assurer du travail des collaborateurs, il existe d’autres moyens que les logiciels espions. Ainsi le reporting fait partie des outils à privilégier.

Le reporting se définit comme un outil qui permet de rendre compte périodiquement des indicateurs de performance. Il constitue un système de données vérifiées et vérifiables. Il contient des données réelles qui auront préalablement été récoltées et triées. Autrement dit, le reporting permet de mettre en scène des données récupérées à un instant T et de les présenter de manière claire afin qu’elles puissent être analysées et exploitées par une tierce personne.

Cet outil de communication permet essentiellement de matérialiser des données. Il permet également aux managers de contrôler la performance de leurs équipes. De plus en plus d’entreprises adoptent cette méthode. Aujourd’hui, le reporting est un élément bien ancré dans la culture de la plupart des entreprises.

9 février 202131 mars 2021

Le cadre légal du télétravail

Les articles qui concernent le télétravail.

Le télétravail est encadré en France par l’accord cadre européen du 16 juillet 2002 repris en France par l’accord national interprofessionnel du 19 juillet 2005. L’accord national interprofessionnel de 2005 a été transposé dans la loi du 22 mars 2012 relative à la simplification du droit et à l’allégement des démarches administratives. Ses dispositions sont codifiées aux articles L. 1222-9 à L. 1222-11 du code du travail. Par ces dispositions le télétravailleur français dispose désormais d’un statut juridique qui s’applique aux employeurs de droit privé, aux salariés et aux agents des personnes publiques employés dans les conditions du droit privé.

L’article L. 1222-9 : le télétravail peut être mis en place par un accord avec les syndicats ou par une charte avec avis du CSE. Sans ces deux actes, l’employeur peut se mettre d’accord avec le salarié par tout moyen.

L’article L. 1222-10 : énumère toutes les obligations de l’employeur vis-à-vis du salarié en télétravail.

L’article L. 1222-11 : précise les circonstances exceptionnelles et éventuelles, qui peuvent amener la mise en place du télétravail, sans prendre en compte l’article L. 1222-9.

Les conditions de la mise en place du télétravail.

Le télétravail donne les mêmes droits aux salariés que les salariés en présentiel, mais en régime particulier applicable au télétravail. L’employeur a quelques obligations spécifiques.

– Matériel et équipement : l’accord collectif ou la charte sur le télétravail peut imposer à l’employeur, le remboursement des dépenses liées à l’exercice du télétravail, notamment en matériel, logiciels, abonnements, communication et outils, ainsi que leur maintenance. Afin de prévenir certains abus, l’employeur doit informer le salarié des restrictions éventuelles concernant l’usage du matériel mis à sa disposition ainsi que des sanctions encourues en cas de non-respect de ces règles.

– Temps de travail et horaires : même si le salarié a une grande liberté sur son temps de travail, il doit respecter la durée de travail, les règles du décompte des heures supplémentaires. L’employeur peut contrôler le temps de travail, selon les modalités précisées dans l’accord collectif ou dans la charte.

– Entretien annuel : il est obligatoire tous les ans et doit concerner les conditions d’activité et la charge de travail.

– Accident du travail : S’il survient durant les heures de travail, il est présumé être un accident de travail. C’est à l’employeur de démontrer que l’accident n’a pas de lien avec le travail.

Principes de mise en place du télétravail.

– Un cadre volontaire pour l’employeur et le salarié.

– L’employeur assure la protection des données professionnelles utilisées par le salarié.

– La mise en place d’un avenant si le télétravail vient après la conclusion du contrat.

– L’encadrement des moyens de surveillance mis en place (pertinence et proportion à l’objectif poursuivi, information et consultation préalable du CSE ou, à défaut, des délégués du personnel, information préalable du télétravailleur).

– La mise en œuvre des dispositions de santé au travail sur le lieu de télétravail.

– La définition des mesures évitant l’isolement du salarié.

– La définition du télétravail en accord avec la législation française, les conventions collectives et règles de l’entreprise.

– Le bénéfice des mêmes droits collectifs et droits à la formation des télétravailleurs et des salariés en présentiel

L’accord collectif ou la charte élaborée par l’employeur précise les éléments suivants :

– Postes éligibles au télétravail.

– Conditions de passage en télétravail et de retour au travail présentiel.

– Mode d’acceptation par le salarié des conditions de mise en œuvre du télétravail.

– Mode de contrôle du temps de travail ou de régulation de la charge de travail.

– Les plages horaires où l’employeur peut contacter le salarié en télétravail.

Droits du salarié en télétravail.

Le télétravailleur a droit à l’accès à la formation, au respect de la vie privée, au droit à la déconnexion, à la santé et sécurité au travail, à l’accès aux activités sociales de l’entreprise, aux informations syndicales, aux avantages sociaux.

Le télétravailleur est prioritaire pour occuper ou reprendre un poste en présentiel, correspondant à ses qualifications ou ses compétences. L’employeur doit l’informer de la disponibilité de tout poste de cette nature.

Le refus de télétravailler n’est pas un motif de rupture de contrat de travail.

Droits et obligations de l'employeur.

Malgré le télétravail, l’employeur conserve son pouvoir d’encadrement et de contrôle, dans le respect des droits et libertés du salarié. Les moyens de contrôle doivent être proportionnés et justifiés par la nature de la tâche.

Pour utiliser un dispositif de contrôle, l’employeur doit répondre à des exigences de traitement de données personnelles. L’objectif est défini et l’outil n’est pas utilisé à d’autres fins que celui-ci. Le salarié doit être informé du contrôle.

L’employeur ne peut pas instaurer une surveillance permanente par des vidéos ou un partage d’écran. De même, les visioconférences n’obligent pas l’activation d’une caméra. Pour finir, le salarié ne doit pas démontrer, par des actions régulières, sa présence derrière son écran.

Toutefois, pour être sûr de la bonne conduite des tâches, l’employeur peut demander la réalisation d’objectifs (raisonnables, quantifiables et contrôlables à intervalles réguliers) pour une période donnée, et le salarié rendra compte régulièrement.

Le télétravail peut être refusé par l’employeur, mais dans ce cas, il devra être justifié.

Crise sanitaire.

Dans les circonstances actuelles liées à la crise sanitaire, le télétravail doit être la règle pour l’ensemble des activités qui le permettent.

– Cas n°1 : Les tâches confiées aux salariés peuvent être effectuées à distance, le télétravail est porté à 100% ;

– Cas n°2 : Les tâches confiées aux salariés ne peuvent pas être totalement effectuées à distance, l’organisation du travail doit permettre de réduire les déplacements domicile-travail et les interactions sociales.

Pour les salariés en télétravail à 100 %, un retour en présentiel est possible un jour par semaine au maximum lorsqu’ils en expriment le besoin, avec l’accord de leur employeur.