Détecter le mal être des collaborateurs

Former les managers.

Plusieurs acteurs interviennent dans le processus de suivi des risques psychosociaux. Le manager en fait partie, en participant à leur prévention. Il connaît ses agents, le travail, et globalement le contexte dans lequel celui-ci est effectué. Il a la capacité de repérer les signaux d’alerte, même les plus faibles, de les faire remonter à la ligne hiérarchique avec au besoin une aide dans l’analyse de la situation (soit par le N+1, soit par des experts internes ou externes), qu’elle soit collective ou individuelle. Ce sera l’encadrant de proximité qui pourra solliciter, généralement avec son supérieur hiérarchique, les outils adaptés pour prévenir une situation à risque. Pour cela, il doit être formé. Les objectifs de la formation peuvent être :

– Comprendre la notion de risques psychosociaux et les enjeux juridiques associés

– Reconnaître les risques pour mieux les anticiper

– Donner les clés pour agir de façon adaptée, tout en restant dans son rôle de manager

– Savoir à qui s’adresser pour passer le relais lorsque c’est nécessaire

– Être acteur de son propre équilibre

La communication à distance.

Une bonne communication doit être mise en place pour détecter les signes. Il est important d’échanger régulièrement et de garder le contact.

Proposer des entretiens individuels aux collaborateurs qui le désirent en organisant des rencontres virtuelles régulières. Privilégier les vidéos conférences. Ainsi plusieurs signes seront repérables :

– Changement d’expressions faciales

– Salariés n’activant plus leur caméra, cela peut être signe de laisser aller.

Les signaux à observer.

Il existe plusieurs symptômes liés au surmenage, plus ou moins aisés à déceler selon la personnalité du collaborateur en question (les introvertis cacheront davantage leur état, par exemple) et relativement variés, parmi lesquels :

– La fatigue : un collaborateur qui arrive constamment fatigué dès le matin, dont les yeux sont distinctement cernés et creusés, qui parle d’insomnies, de difficultés d’endormissement, de problèmes digestifs… est un collègue stressé.

– Un absentéisme accru : des pauses qui s’éternisent, des retards de plus en plus fréquents, un retrait en réunion, un détachement avéré quant à ses missions et/ou responsabilités, des arrêts maladie à répétition, etc. sont les signaux avant-coureurs devant être pris au sérieux, car ils dénotent un niveau de stress très élevé.

– Des erreurs plus fréquentes : rendez-vous oubliés, réunions mal/non préparées, dossiers rendus en retard, etc. sont des signaux à prendre en considération.

– Une difficulté de concentration : incapacité à raisonner de manière rationnelle, idées embrouillées, confusion… sont des symptômes de stress passager – ou non.

– Un manque de discernement : un collaborateur affolé à la moindre petite difficulté, déboussolé par un changement mineur, incapable de prioriser doit alerter le manager sur un état de surmenage.

– Une altération des relations avec autrui: émotions à fleur de peau – agressivité, irritabilité, évitement… sont autant de symptômes qui doivent alerter le manager.

– Douleurs physiques : maux de tête, migraines, mal de dos, articulations douloureuses, nuque raide… sont des signaux de tensions qui ne doivent pas être ignorés.

– Addictions : abus de café, boissons énergisantes, cigarette ; prise ou perte de poids rapide et notable… des signes avant-coureurs de stress.

Les bénéfices d'une bonne écoute.

Cette écoute de la part du manager permet, entre autres de :

– Différencier le stress ponctuel du stress permanent : un état de tension dû à une surcharge ponctuelle de travail peut être décelé par le manager, qui s’emploiera à adapter son mode de management à cette situation, afin que la sérénité regagne rapidement l’équipe. A l’inverse, un état de stress permanent doit l’inciter à réagir rapidement, afin d’aider le collaborateur en difficulté – ou en danger – le plus rapidement possible.

– Avoir un retour sur sa pratique managériale: si tous les collaborateurs montrent des signes de stress constant, il y a fort à parier que le manager met trop de pression, fixe des objectifs difficilement atteignables ou bien encore soit totalement désorganisé dans sa fonction.

– Renforcer la cohésion de groupe et l’intelligence collective : face à un collaborateur stressé, toute l’équipe doit se sentir concernée. Chacun peut avoir un rôle actif et constructif dans la gestion de cette situation.

– Diminuer l’absentéisme : des collaborateurs heureux et détendus seront moins malades, davantage présents.

– Augmenter la productivité individuelle et collective : un salarié sous stress tourne généralement au ralenti. Ses capacités cognitives, sa concentration, son attention peuvent être grandement altérées selon le niveau de stress atteint. A l’inverse, des collaborateurs détendus seront plus productifs, plus créatifs, plus enclins aux échanges, et donc plus productifs.

23 mars 20211 avril 2021

La matrice ACT

La matrice de la Thérapie d’Acceptation et d’Engagement (ACT)

Avec la généralisation soudaine du télétravail, de nombreux salariés ont mal vécu le manque d’interactions physiques durant le confinement, observant des changements au niveau de leur comportement. Pour y remédier, certains outils peuvent s’avérer utiles, telle que la Matrice de la Thérapie d’Acceptation et d’Engagement (ACT), permettant d’aider les équipes à travailler à distance malgré leurs difficultés.

Qu’est-ce que l’ACT ?

L’ACT a été développé par le psychologue Steve C. Hayes, Kirk D. Strosahl et Kelly G. Wilson. Les initiales «ACT» sont un acronyme anglais signifiant Acceptance and Commitment Therapy, c’est-à-dire Théorie d’Acceptation et d’Engagement en français.
Cette thérapie se base sur 6 processus de flexibilité psychologique permettant des effets bénéfiques durables. Selon Steve C. Hayes, plus une personne présente des processus de flexibilité psychologique, plus elle se sentira mieux sur le long terme.

Les 6 processus de flexibilité psychologiquesont: l’acceptation, la défusion, le «soi observateur », l’action engagée, ses valeurs et l’instant présent.

Ces processus vont permettre de développer sa flexibilité psychologique, c’est-à-dire la capacité d’accepter les pensées problématiques, que nous ne pouvons pas changer. Il convient donc de réussir à modifier ses comportements et dégager les ressources nécessaires pour agir là, où il est possible d’agir. Cela vise à se rapprocher de ses valeurs et à choisir la direction à prendre au regard de ce qui est important dans sa vie.

Représentation de la matrice ACT.

Cette approche a ensuite été développée sous forme d’une matrice par K. Polk, M. Webster, J. Hambright, B. Schoendorff et K. Mudd. La matrice ACT permet d’activer les 6 processus sur lesquels s’appuie l’ACT au moyen d’un schéma présenté ci-dessous :

Comme nous le constatons, il y a 4 quadrants avec deux axes différents. L’axe vertical est l’axe figurant notre expérience et notre mental c’est-à-dire nos pensées, nos sentiments, nos souvenirs, et tout ce qui se passe à l’intérieur de nous. Nous pourrions le définir comme notre monde symbolique. De l’autre côté de cet axe, il y a l’expérience des 5 sens que représente le monde physique, il s’agit ici de ce que nous expérimentons avec nos 5 sens.

Le second axe est l’axe horizontal, ce dernier permet d’orienter son comportement: s’approcher ou s’éloigner. Ici, il faut se demander si nous pouvons avancer vers nos valeurs ou non.

La compréhension de nos mécanismes internes permet de différencier les comportements, qui nous font souffrir, de ceux qui soutiennent ce que nous souhaitons réellement.
Cette connaissance de soi et le simple fait d’être capable de faire cette différence augmentent considérablement nos chances de faire ce qui est important pour nous.

Le télétravail vécu comme un traumatisme.

Le télétravail a été vécu comme un traumatisme pour bon nombre de salariés ayant mal vécu le confinement. En effet, le confinement a pu dans certains cas provoquer un stress post- traumatique pour certains travailleurs. Il s’agit alors d’une souffrance dans la matrice ACT qui peut changer le comportement des individus.

Utiliser la matrice ACT dans l’entreprise.

Les souvenirs traumatiques liés au confinement peuvent provoquer un déséquilibre dans la vie des individus, qu’il est possible d’atténuer grâce à la matrice ACT. Cette dernière peut être utilisée au sein des entreprises.
Les managers peuvent aider les collaborateurs en les invitant individuellement à trier leurs expériences et leurs comportements dans la matrice.

D’une part, il faut qu’ils trient ce qui est important pour eux tels que leur famille, aider les autres ou avoir un travail qui a du sens, ce qui représente ce dont ils doivent se rapprocher, en haut à droite de la matrice. En bas à droite, ils doivent inscrire leurs comportements d’approche, tels que passer du temps avec leur famille.

Ensuite, ils doivent écrire ce dont ils doivent s’éloigner. Cela commence par ce qui leur fait mal tel que le confinement en bas à gauche, et ce qu’ils ont eu comme réaction en haut à gauche, comme par exemple se mettre en colère.

Grâce à cela, ils peuvent remarquer que leurs mauvaises pensées ou émotions qui se sont manifestées en bas à gauche les ont poussés à se comporter d’une manière qu’ils n’auraient probablement pas choisie.

Cet outil peut être utile pour aider à renforcer la compréhension et l’empathie au sein des équipes de travail. C’est aussi un exercice qui peut rappeler à tout le monde que les collaborateurs ne sont que des êtres humains faisant de leur mieux. De plus, il permet de rendre compte des types de contraintes et de limites que le télétravail apporte.

La matrice ACT permet de faire le point pour les collaborateurs ayant vécu un traumatisme lié au confinement ou vivant mal le travail à distance. Il s’agit donc d’un atout très utile, permettant avant tout une prise de conscience, pour ensuite pouvoir avancer.

23 mars 20211 avril 2021

Les conflits à distance

Anticiper le conflit.

Le conflit ne survient jamais dans un désert relationnel, mais s’inscrit dans une logique de construction et de déconstruction du lien entre les personnes.

Bien qu’il soit toujours possible de pointer du doigt l’élément déclencheur d’un épisode conflictuel, ce dernier peut parfois être davantage une excuse que le réel fondement du conflit.

Pour anticiper les conflits, il est essentiel d’engager le dialogue lorsqu’on remarque une situation pouvant découler sur une telle situation. Au mieux, on y aura vu juste et cela permettra de désamorcer une situation sensible dès ses prémices, et au pire, cela permettra un échange dont le salarié retiendra l’attention témoignée à son égard.

En entreprise, on remarque assez rapidement un collaborateur qui a une petite mine. A distance cela devient plus compliqué de repérer les signaux faibles. Les managers doivent augmenter leur vigilance. Par exemple, un changement dans la qualité des rendus peut vous alerter.

L’attitude à adopter.

Certains conflits au sein de l’entreprise ne sont pas discutés parce que l’on pense que cela ne changerait rien, souvent par peur d’aggraver la situation. Certes, certains ne méritent effectivement pas d’être soulevés, la plupart des conflits apparemment mineurs cachent un problème de fond.

En tant que manager, vous devez aider vos collaborateurs à ouvrir les yeux sur l’existence d’un conflit pour pouvoir le prendre en charge immédiatement. Cette pratique nécessite de votre part à la fois de la lucidité et du courage.

N’hésitez pas à poser des questions pour essayer de comprendre la nature du problème : « Depuis le confinement, est-ce que tout va bien ? Est-ce que des choses ont changé ? ». Avec la distance, vous ne savez pas ce qu’ils vivent, certains sont peut-être endeuillés, malade, etc.

Il ne faut pas harceler vos collaborateurs, mais il est important de prendre le temps de vérifier si tout va bien. Certes, cela peut paraître futile, mais cette pratique permet d’éviter les dérapages.

La communication est une notion clé qui permet d’éviter l’apparition de conflit.

Il faut maintenir un lien social avec les collaborateurs et rester disponible pour éviter un sentiment de solitude.

Identifier le conflit.

Les conflits naissent des relations entre les individus. Ils découlent, entre autres, de la diversité des attentes individuelles ou collectives ainsi que des différences entre les intérêts de chacun. De plus une interdépendance croissante entre les personnes, l’augmentation de la charge de travail et les pressions externes constituent autant de situations propices à l’apparition des conflits.

Afin de comprendre l’existence de cette situation sensible, il est essentiel d’identifier le conflit auquel nous devons faire face. Il existe plusieurs types de conflits :

– Le conflit d’activité, en rapport avec la nature des tâches ou les façons de faire

– Le conflit de relation, en rapport avec la nature des liens, les comportements des personnes

– Le conflit de valeurs, en rapport avec l’identité, les croyances et valeurs de chacun

– Le conflit intrapersonnel, résulte de la présence de motivations, désirs, sentiments ou exigences contradictoires chez l’individu

– Le conflit interpersonnel, survient lorsque deux individus vivent une mésentente au sujet des buts à poursuivre, des valeurs, des attitudes ou des comportements à adopter

– Le conflit intragroupe, consiste en une mésentente qui touche plusieurs personnes d’un même groupe

– Les conflits intergroupes, survient lorsqu’un groupe entre en conflit avec un autre groupe

– Le conflit vertical, concerne les mésententes qui opposent les individus appartenant à des niveaux hiérarchiques différents

– Le conflit horizontal, survient entre des collaborateurs ou des groupes d’une même strate hiérarchique

Par la connaissance de l’origine du conflit, de son évolution et de son positionnement temporel, vous serez mieux à même d’évaluer l’efficacité potentielle des stratégies pouvant être utilisées afin de résorber la situation.

Résoudre le conflit.

En cas de conflit, priorisez le dialogue par téléphone et non par courriel. Echanger par écrit lors d’une situation de conflit est la meilleure façon d’interpréter des propos de travers, car on interprète le message avec son état émotionnel et son égo. Avec le canal audio, les intonations de la voix facilitent la bonne réception du message.

Il est important de :

– Prendre du recul

– Proposer un échange téléphonique ou via les outils de visioconférences.

– Eviter de rentrer de but en blanc dans le sujet, commencez par prendre des nouvelles

– Faire le premier pas pour désamorcer la situation

– Ecouter le collaborateur

– Proposer des solutions liées à sa situation

– Faire un point régulier de l’avancement de la situation

22 février 20211 avril 2021

Le management collaboratif à distance

Le management collaboratif est de plus en plus utilisé au sein des entreprises. En effet, placer les collaborateurs et la ressource humaine au centre de l’entreprise offre bien des avantages. Avec le télétravail, il peut être plus difficile de le mettre en place, mais des solutions existent toujours.

Qu'est-ce que le management collaboratif ?

Le management collaboratif désigne un type de management qui place l’humain au centre de l’entreprise. En d’autres termes, il s’agit de favoriser les idées que les collaborateurs proposent. L’ambiance de travail repose alors sur la confiance, la liberté de choix, la coopération et la convivialité entre collaborateurs et managers.

Le management collaboratif se place à l’opposé d’une entreprise fonctionnant d’une manière très hiérarchisée et contrôlant les modes de travail et les différentes idées. Un fonctionnement de type hiérarchique peut empêcher la prise d’initiative des salariés et peut donc limiter la manifestation de leur créativité.

Un management collaboratif est un assouplissement des règles, le temps de travail peut lui aussi être assoupli. Tout est mis en œuvre afin de laisser le collaborateur développer son inventivité.

Comment le mettre en place à distance ?

Pour mettre en place un management collaboratif, plusieurs solutions sont possibles. Tout d’abord, que cela soit en présentiel ou en distanciel, les managers peuvent recourir à un management participatif. Cela signifie que les collaborateurs sont placés au cœur du processus décisionnel. Les cercles de discussion, les boites à idées ou encore les plans d’actions collaboratifs sont des outils à privilégier afin d’impliquer les collaborateurs.

De plus, les managers doivent veiller à faire du feed-back régulier car il permet d’optimiser les performances des collaborateurs et de s’assurer de la bonne compréhension et du partage des objectifs. Il est aussi très important de confier des responsabilités et de l’autonomie aux collaborateurs.

Le télétravail limite la mise en œuvre du management collaboratif, mais des solutions sont toujours possibles à distance. Notamment, les entreprises doivent opter pour des outils de visio-conférences afin d’échanger régulièrement. Elles peuvent aussi se diriger vers des outils d’écriture collaboratifs tels que Google Drive, permettant de partager des fichiers et des dossiers, et de travailler en collaboration simultanément à partir d’un téléphone ou d’un ordinateur.

Optimiser l'échange et multiplier les idées.

Concernant les avantages du management collaboratif sur les collaborateurs, les managers et l’entreprise, ils sont considérables et méritent toute notre attention.

Notons premièrement que ce type de management correspond à un climat social convivial dans l’entreprise. Un bon environnement de travail est un déterminant majeur de la performance des collaborateurs, et à l’inverse, une mauvaise ambiance de travail est démotivante. Le management collaboratif s’avère également être un atout pour l’entreprise, puisque la productivité de l’entreprise dépend avant tout de ses collaborateurs, qui sont sa première richesse.

En ce qui concerne les avantages supplémentaires lorsque l’entreprise fait travailler ses collaborateurs à distance, ils sont également non-négligeables puisque ce type de management permet d’éviter certains risques liés au télétravail.

Tout d’abord, il faut noter que le management collaboratif agit contre le désengagement dont les collaborateurs peuvent être pris par le seul travail à distance. Le fait de leur attribuer des responsabilités et de faire des points réguliers leur permet de rester impliqués et surtout de donner un sens à ce qu’ils font, ce qui constitue l’un des piliers de l’épanouissement au travail.

De plus, savoir que leurs idées ont un poids leur donne plus de confiance en eux et en leur place dans l’entreprise. Ils deviennent ainsi conscients de leur rôle et voudront donc donner le meilleur d’eux-mêmes.

La distance, une contrainte.

La distance peut être perçue comme un gain de temps, puisque les travailleurs n’ont plus à faire le trajet jusqu’à leur lieu de travail. Le travail à distance est donc, pour certains, plutôt bénéfique. Cependant, dans le cadre du management collaboratif, cela peut être une contrainte.

En effet, il est plus difficile pour les managers de garder les salariés impliqués et de les booster. Face au risque de désengagement, le management collaboratif à distance est un challenge, qui est tout de même possible de relever avec les bonnes méthodes que nous avons énoncées.

À présent, il ne fait aucun doute que le management collaboratif est un atout indispensable du télétravail afin de garder la dynamique de travail au sein d’une entreprise.

22 février 20211 avril 2021

La motivation à distance

Au même stade que les relations sociales, la motivation a été mise à mal ! Ainsi à distance, l’un des plus gros challenges du manager est de maintenir la motivation des salariés. La motivation, agissant sur les comportements individuels, est recherchée chez les salariés car elle procure inspiration et impacte les performances. En fonction des représentations de chacun, le télétravail peut être considéré comme une source de motivation, mais aussi comme un facteur de démotivation par le collaborateur.

Le télétravail comme source de motivation.

– Selon la confiance accordée par les manager, qui, il est vrai, n’est pas une notion très présente dans le vocabulaire managérial, tant certains types de management préconisent le contrôle total. Néanmoins, le télétravail est une opportunité pour chacun en termes de développement de qualités personnelles et relationnelles (Soft Skills).

– Et du fait d’un contrôle hiérarchique moins direct, le collaborateur plus autonome peut décider plus facilement de l’ organisation de son temps, détenant par là une marge de manœuvre plus importante.

Mais il peut aussi être un facteur de démotivation :

– Si les interactions entre les collaborateurs sont réduites, cet état d’isolement sera davantage ressenti par les collaborateurs.

– Si l’accès à l’information sur la vie de l’entreprise est réduit, le collaborateur se sentira progressivement « écarté » de tous projets.

Assurément, le télétravail relève de la compétence du manager d’encadrer humainement ce type d’activité par un échange régulier avec les collaborateurs sur la vie de l’entreprise, en favorisant des points informels avec son équipe de façon régulière..

Pourquoi la notion de motivation est-elle si importante ?

Pour plusieurs raisons : des employés motivés peuvent accroître la productivité et permettre à une organisation d’atteindre des niveaux de production plus élevés. Car à une époque où le sens du travail est questionné, où la concurrence est mondialisée, la motivation du personnel à tous les niveaux de l’entreprise devient un enjeu majeur. La motivation des salariés est donc plus que jamais un facteur essentiel de la réussite des entreprises.

Dans le prolongement de cette idée, le manager a tout intérêt à créer de la proximité ainsi que de la cohésion entre chaque membre de l’équipe, afin de susciter une dynamique positive au travail. L’esprit d’équipe se construit avec le temps, mais à distance, il mettra probablement plus de temps à se développer, car c’est un terrain nouveau pour chacun.

Bon nombre de recherches dans le domaine, montrent que, face à un salarié démotivé, la rémunération n’est pas la principale source de motivation des individus. Les récompenses financières peuvent même avoir l’effet inverse, si celles-ci ne sont pas accompagnées par des dispositifs adéquats de motivation.

En somme, la motivation représente donc un facteur clé de succès pour les organisations. Ainsi afin de maintenir la motivation des individus à distance nous proposons 6 bonnes pratiques :

1. Gardez le lien.

Mettez en place des réunions virtuelles. Peut-être pas tous les jours, mais régulièrement afin de de faire le point et vérifier par la même occasion que les objectifs ont bien été assimilés.

2. La communication.

Un petit email de temps en temps pour rebooster les troupes ! C’est une petite attention encourageante qui vient compenser les baisses de régimes.

3. Valoriser et reconnaitre le travail fourni.

Il est important pour le manager d’une équipe virtuelle de valoriser et reconnaître le travail de ses collaborateurs. L’idée, ici, ne se limite pas qu’à des félicitations, mais à une véritable reconnaissance du travail réalisé devant les autres collaborateurs de l’entreprise. D’une part, les télétravailleurs seront connus de tous et d’autre part, cela contribuera à donner du sens à leur mission au sein de l’entreprise.

4. Organiser des évènements d'équipe à distance.

Lorsque les différents membres d’une équipe travaillent à distance les uns des autres, la cohésion peut être relativement difficile à instaurer. Dans ce cas, pourquoi ne pas organiser des temps de détente virtuel : petits-déjeuners, goûters, ou encore un coffee break. Cela permettra de relâcher la pression, de contrer cet effet d’isolement mais également de créer des liens tout en étant à distance.

5. Mettre en place des objectifs d'équipes.

Permettant de suivre l’avancement du travail au niveau collectif durant cette période. En effet, le travail en équipe est d’autant plus important à considérer que celui-ci s’effectue à distance. En situation de télétravail, certains collaborateurs peuvent se sentir isolés, organiser des objectifs d’équipe permettra aux agents de maintenir le cap.

Dans la même idée, ne pas hésiter à animer les réunions, ou encore les équipes avec des challenges. Il est vrai qu’en situation de télétravail, une distraction est vite arrivée ! Les challenges ont pour but de redynamiser l’activité, mais ils permettront aussi de maintenir l’attention des membres tout en produisant.

22 février 20211 avril 2021

Le rôle de la DRH

Le rôle de la direction des Ressources Humaines

Un rôle central.

Depuis toujours, la fonction Ressources Humaines se place au centre de l’organisation de l’entreprise. Un fait pas toujours admis. La gestion des différentes phases de la crise du coronavirus offre une occasion en or de démontrer cette réalité et les gains que peuvent en tirer toutes les composantes de l’entreprise.

A la suite de la crise sanitaire, la Direction des Ressources Humaines a dû rapidement faire face à :

– La mise en œuvre du télétravail

– La mobilité interne entre sites ouverts et fermés

– Le prêt de personnel aux entreprises voisines des sites fermés ou en activité réduite

– La gestion des ressources humaines et la disponibilité des collaborateurs

– L’accueil des nouveaux salariés

Le télétravail a joué un rôle clé dans la centralisation du rôle des DRH. Ces derniers ont pu organiser avec les Directeurs des Services Informatiques des sessions de formation pour faciliter l’usage des outils de visioconférence.

Elle a également été l’interlocutrice des collaborateurs pour répondre à leurs questions sur :

– Les conditions de rémunération en cas de chômage partiel

– L’organisation des congés payés et des jours de repos

– La gestion et la planification des RTT

– La santé et la sécurité des collaborateurs au sein de l’entreprise

Accompagner les managers.

Les managers sont les principaux relais de la DRH.

Ils assurent la reprise de l’activité mais veillent aussi à l’application de toutes les mesures prises par la Direction. C’est pourquoi, accompagner et soutenir les managers par des points réguliers est crucial, notamment pour obtenir un retour sur les aléas du terrain mais aussi pour leur venir en aide dans la gestion des équipes.

Par exemple, la DRH peut mettre en place des actions pour remotiver les équipes, telles que des formations ou des réunions de sensibilisation et d’information.

La Direction des Ressources Humaines peut aussi mettre en œuvre des formations pour les managers concernant le management à distance, afin de garder de bonnes relations avec ses collaborateurs.

Maintenir le dialogue social.

Le bouleversement organisationnel lié à la crise sanitaire et à la baisse d’activité, conduit les DRH à suivre de près les conditions de travail des salariés.

Le dialogue avec les représentants du personnel doit être maintenu et même renforcé.

La mise en place de mesures, comme le recours au chômage partiel ou encore la mise en place du télétravail, doivent être prises par la DRH en concertation avec le Comité Social et Economique (CSE) et la commission santé, sécurité et condition de travail (CSST).

L’actualisation du document unique d’évaluation des risques doit également être revue par la DRH, conjointement avec les instances représentatives du personnel.

Toutes ces mesures prises par la DRH permettent d’assurer la protection des salariés et de maintenir l’activité.

Maintenir le lien avec les collaborateurs.

Le rôle de la DRH est d’assurer et de permettre d’assurer :

– La partie réglementaire et administrative de la prise en charge de la crise

– La relation entre les collaborateurs

– La mise en place une communication transparente

La DRH doit maintenir le lien avec les collaborateurs via des informations liées aux métiers de chacun, mais aussi au travers d’une relation plus confraternelle et amicale, au sein de laquelle elle s’inquiète du ressenti et de la santé de ses salariés.

L’un des rôles des RH, est également d’assurer un contact régulier avec les représentants du personnel, de les informer et de les écouter. Dans la gestion de cette crise, ils peuvent être d’un grand support car le personnel se tourne aussi vers eux.

Le défi est de calmer les inquiétudes et les incertitudes des salariés par un discours cohérent et coordonné.

22 février 20211 avril 2021

Les enjeux du management à distance

Les atouts du management à distance.

Le management a distance représente un réel challenge organisationnel pour les entreprises. Il peut avoir un impact important sur l’autonomie, la motivation des collaborateurs et sur la qualité de l’ accompagnement.

Le management à distance représente un enjeu pour :

– Le collaborateur : En télétravail, le collaborateur a plus de temps disponible pour effectuer son travail puisqu’il réduit son temps de transport. Cela leur permet également de réduire les frais engendrés par les transports. Ainsi, ils consommeront moins d’essence et diminueront les frais kilométriques de leur voiture ou pourront réduire le prix de leur abonnement transport. Enfin, travailler de chez soi peut être perçu comme une preuve de confiance donnée par le manager. Cela procure un sentiment d’importance aux collaborateurs et crée de bonnes relations mutuelles. Cela développe donc son bien-être et sa motivation.

– L’entreprise : Le fait que le collaborateur soit plus motivé signifie que le collaborateur sera plus productif. En effet, à temps égal, étant plus motivé, il sera plus efficace et produira donc plus. De plus, l’entreprise devrait aussi connaître moins d’absentéisme ou de retard. En effet, comme les temps de transport sont supprimés, les retards liés aux grèves et embouteillages vont disparaître. Il en est de même pour l’absentéisme. Certaines maladies sont très contagieuses et nous pouvons certaines fois voir nos collaborateurs tomber malades les uns après les autres. Travailler chez soi permet de réduire ces contagions et de mieux gérer les situations difficiles. L’entreprise fera aussi des économies non négligeables concernant la consommation d’eau, d’électricité, mais aussi de loyer pour ses services centraux. En effet, le loyer est une part importante dans les dépenses. L’entreprise fera donc des économies non négligeables.

– L’environnement : L’environnement tire également un bénéfice du management à distance puisqu’avec la réduction des transports liée au télétravail, de fortes réductions d’émission de CO2 sont à prévoir. Dans un contexte de réchauffement climatique, c’est une mesure extrêmement importante. L’impact environnemental de ce type de management sera donc fort.

L'enjeu n°1 :

Le premier défi est de rencontrer chaque collaborateur dans le but de comprendre son parcours professionnel, ses caractéristiques personnelles, ses compétences , ses aspirations ainsi que ses craintes au regard de la distance.

Dans un second temps, une relation va s’instaurer entre le collaborateur et le manager. La capacité du manager à personnaliser ses contributions auprès de chacun de ses collaborateurs est donc un facteur qui déterminera la réussite ou non du manager.

L'enjeu n°2 :

Le second enjeu notable est de mettre en place une organisation cohérente et fluide. La capacité du manager à communiquer avec des collaborateurs distants ne pourra jamais compenser les carences de l’organisation du travail. De ce fait, il est primordial pour le manager de s’appuyer sur la formalisation afin de clarifier les rôles et les missions de chacun, puis sur les objectifs et indicateurs de suivi.

Il est nécessaire que l’organisation soit facilement lisible dans ses attendus et ses normes. L’enjeu porte donc sur la clarification du rôle de chacun ainsi que sur une décentralisation stimulante et acceptée des responsabilités.

L'enjeu n°3 :

Au-delà des enjeux précédemment évoqués, la dynamique collective mise en place est également à prendre en compte. Dans le cas du télétravail par exemple, un certain individualisme pourrait voir le jour ce qui nuirait directement à la performance collective. L’enjeu est donc de continuer à transmettre un esprit d’équipe à distance. La capacité à faire vivre les interactions avec les autres est déterminante dans la réussite.

Le manager doit piloter la construction du système d’organisation mais ne pas l’imposer à ses collaborateurs pour autant. N’oublions pas qu’il n’y a pas de changement sans adhésion des collaborateurs !

22 février 20211 avril 2021

Le recrutement à distance

Le recrutement à distance, c’est utiliser un parcours 100% digitalisé pour recruter, et ce pour toutes les étapes du processus : candidature, entretien, tests éventuels, mises en situation, signature du contrat.

Les nouvelles technologies ont eu un impact non négligeable sur l’organisation des entreprises qui ont su tirer profit des possibilités qu’elles offrent. Par ailleurs, la récente crise sanitaire a poussé une large majorité d’entreprises à recourir au télétravail lorsque cela était possible. Un changement qui a forcé ces dernières à s’adapter et revoir, notamment, leur processus de recrutement.

Pourquoi faire du recrutement à distance ?

La compétitivité ! Au fil des années, les entreprises qui ont recours au recrutement à distance ont clairement réussi à gagner en compétitivité, mais pas seulement. Ce socle s’appuie à son tour sur de nombreux autres avantages : une productivité accrue, une façon de réduire la fracture de l’emploi entre les générations précédentes et les nouvelles, la réduction des coûts.

Voici des conseils pour recruter à distance :

Se doter d'un outil de gestion des candidatures.

Via ce qu’on appelle un ATS (Applicant tracking System) pour suivre le recrutement à distance du début jusqu’à la fin, tout en faisant intervenir ses collaborateurs, ou directement intégré à un jobboard, et d’un outil d’entretien vidéo en ligne.

Se comporter comme dans un véritable entretien.

Vous conduisez peut-être l’entretien depuis votre chambre mais restez tout de même présentable. Le professionnalisme est toujours de rigueur, il en va de votre marque employeur et de votre crédibilité. Choisissez un fond neutre, à l’aspect « bureau » et évitez les objets et personnes distrayants.

Vérifier que tout fonctionne bien.

Microphone, webcam, connexion. Un entretien à distance se prépare à l’avance. L’objectif de la préparation vise à parer à tous les imprévus pour qu’au moment de l’entretien, le recruteur n’ait plus qu’à dérouler son entretien, se concentrer sur le candidat et se rendre entièrement disponible pour échanger avec lui

– Assurez-vous d’avoir un plan B, au cas où la connexion serait coupée de manière inattendue.

– Soyez légèrement en avance. Mettez vos candidats à l’aise en étant présent lorsqu’ils rejoignent la salle virtuelle.

– Facilitez l’entretien grâce à une petite discussion avant de commencer vos questions.

– Accordez-vous un peu de temps pour tester le matériel et la solution de visioconférence quelques minutes avant l’entretien pour être paré à l’heure convenue.

Structurer le processus.

Avec des étapes adaptées aux compétences recherchées, et très transparent, pour permettre au candidat de se projeter et de s’investir au maximum dans le process de recrutement. Les recruteurs doivent s’attacher à procurer au candidat une expérience la plus agréable possible, en dépit de la distance physique.

Privilégier la cooptation.

Pour faciliter vos processus de recrutement à distance, n’hésitez pas à faire participer vos collaborateurs en leur demandant de vous recommander des candidatures issues de leur entourage personnel ou professionnel

Cette méthode, appelée la cooptation ou recrutement collaboratif, présente plusieurs avantages non négligeables lors d’un recrutement à distance :

– Les collaborateurs, directement impliqués, seront vigilants quant à la qualité des profils qu’ils vous proposeront.

– Les candidats, de leurs côtés,redoubleront d’efforts et de professionnalisme, ayant été recommandés par une connaissance, voire un proche, qu’ils ne voudront pas décevoir ou mettre dans une situation embarrassante.

– Vos collaborateurs connaissent bien le poste à pourvoir et les compétences requises.

– Vous gagnez un temps considérable sur le sourcing et la sélection de candidatures

Transmettre une promesse d'embauche.

Une fois que le candidat à recruter est décidé, le temps que vous peaufiniez tous les détails de la prise de poste. Ceci est surtout nécessaire dans un recrutement à distance parce que tout ce qui se fait en ligne peut sembler abstrait pour certains. Une simple promesse d’embauche envoyée par mail suffit, logo, signature et coordonnées de votre entreprise à l’appui.

Les documents légaux nécessaires tant à l’employeur qu’à l’employé peuvent être transmis à distance : RIB, carte d’identité, numéro de sécurité sociale, … Ils seront souvent scannés et envoyés. L’entreprise doit alors impérativement assurer la sécurité de la transmission des données personnelles.

Tester votre candidat en ligne.

De nombreux tests en ligne existent pour tester les capacités de votre candidat et par chance, la majorité d’entre eux sont accessibles en ligne.

Des tests beaucoup plus spécifiques peuvent également être faits pour répondre à des situations bien particulières et s’attarder sur l’évaluation des soft skills. Souvent on parle alors de Serious Games et de réalité augmentée ou réalité virtuelle pour projeter le candidat dans une simulation d’environnement professionnel et l’amener à prendre des décisions dans des situations données. Le recruteur sera alors amené à évaluer comment le candidat a réagi à chaque problématique mise virtuellement devant lui.

21 février 20211 avril 2021

Le rôle du manager dans le cadre du télétravail

Un nouveau mode de management.

Le manager doit s’assurer dans un premier temps de l’autonomie du collaborateur sur son poste et vérifier qu’un travail hors site soit possible.

Le télétravail passe obligatoirement par l’abandon du contrôle à tout prix et implique donc de la confiance.

En acceptant le télétravail de certains membres de son équipe, le manager assume un nouveau rôle : celui de coordinateur, de chef d’orchestre.

Le succès de la mise en place et du fonctionnement du télétravail passe également par la responsabilisation des collaborateurs. Responsabiliser les collaborateurs permet de les faire progresser en leur demandant d’acquérir et de développer des nouvelles compétences.

Le télétravail éloigne physiquement et psychologiquement le collaborateur. C’est donc de la responsabilité du manager d’être à l’écoute des freins et des résistances des collaborateurs et de maintenir le lien entre le télétravailleur et l’entreprise.

La communication à distance.

Gardez le contact, communiquez régulièrement : plus encore avec ce type d’organisation.

Prévoyez des rencontres virtuelles régulières. Envoyez des informations régulières sur différents sujets comme les tâches en cours, mais aussi sur la vie de l’entreprise. Encouragez la communication spontanée : utilisez des outils sociaux (Slack, par exemple) pour développer les interactions naturelles au sein de votre groupe.

Les missions du manager à distance.

Le facteur « distance » ajoute une complexité supplémentaire pour exercer votre leadership. Voici les missions prioritaires dans un contexte de management à distance :

– Développer la confiance entre les membres et créer la cohésion au sein du groupe : Le manager doit être très attentif sur ce point pour ne pas laisser le manque de confiance s’installer. L’objectif est de créer un véritable esprit d’équipe.

– Structurer et organiser l’équipe : donner les moyens organisationnels pour faire fonctionner l’équipe.

– Donner une direction claire : chacun doit savoir ce qu’il doit faire et comment son travail s’intègre dans celui du collectif.

– Motiver, impliquer : déployer un effort conséquent pour aider chaque collaborateur à rester dans un état d’esprit positif. L’objectif est de développer et maintenir un niveau de motivation et d’engagement au plus haut.

– Créer un sentiment d’appartenance, les collaborateurs doivent se sentir intégrés dans l’équipe.

Le profil du télétravailleur.

Vous devez vous assurer que vos salariés disposent des qualités nécessaires pour faire du télétravail, à savoir :

– Être une personne de confiance : point primordial lorsqu’une large autonomie est laissée pour remplir les missions sans contrôle direct.

– Être indépendant : il doit être capable d’exercer son métier en toute indépendance sans avoir besoin d’un support direct.

– Être très motivé : il est difficile d’être isolé. Une grande motivation est indispensable pour être au mieux de sa performance.

– Avoir un goût prononcé pour le partage : la distance nécessite davantage d’efforts pour partager des informations que dans des conditions de travail classiques. L’éloignement requiert un effort supplémentaire pour communiquer.

9 février 20211 avril 2021

Les risques et les freins du management à distance

Plus de solitude pour les collaborations.

Le sentiment d’isolement renvoie au constat subjectif d’un manque de soutien social pour les salariés. Ils ont le sentiment d’être livrés à eux-mêmes. Pour lutter contre l’isolement le manager peut :

– Rencontrer individuellement les membres de son équipe: ne vous limitez pas à leur parler travail, partagez aussi des aspects de votre vie quotidienne comme les dernières séries ou jeux que vous aimez, la rentrée scolaire, …

– Faire un suivi régulier: prenez aussi le temps de vérifier ponctuellement si les membres de votre équipe vont bien.

– Installer un espace de « co-working » virtuel lorsque les membres de votre équipe doivent travailler ensemble.

– Organiser des évènements virtuels: vous pouvez créer des cafés, petits-déjeuners, déjeuner, … pour avoir une discussion détendue entre collègues.

Le manque de reconnaissance.

Selon Elodie Gentina et Xavier Blocquel, il existe quatre formes de reconnaissance au travail :

– La reconnaissance des résultats du travail : respect des objectifs, hausse des ventes, … Cette forme de reconnaissance s’intéresse aux aspects observables et mesurables du travail. Elle se manifeste souvent par le biais du salaire, de versement d’intéressement aux bénéfices ou encore de primes.

– La reconnaissance de la pratique de travail : cette forme de reconnaissance porte sur les moyens développés par la personne pour réaliser le travail, que ce soit en termes de compétences professionnelles ou de soft skills. Elle se manifeste de façon plus ou moins formelle, par la remise de prix ou la formulation de commentaires positifs.

– La reconnaissance de l’investissement dans le travail : cette forme de reconnaissance porte sur les efforts déployés par le salarié pour réaliser son travail, quels que soient les moyens développés et les résultats. Elle se manifeste la plupart du temps de façon informelle : remerciements, applaudissements, …

– La reconnaissance existentielle : cette forme de reconnaissance porte sur les personnes en tant qu’êtres humains. Il s’agit en effet de reconnaître l’existence de chacun et lui accorder l’importance qui en découle : saluer ses collègues, entretenir de bonnes relations avec eux, les consulter, les tenir au courant des décisions prises, …

Il est très important de maintenir l’existence d’un sentiment de reconnaissance, y compris lorsque les personnes sont loin du bureau. En effet, si certaines formes de reconnaissance seront en théorie peu touchées par le télétravail (notamment la reconnaissance des résultats), l’éloignement physique ne doit pas faire oublier la nécessité de reconnaître également les moyens, les efforts et la personne. Voici quelques conseils pour exprimer sa reconnaissance à distance :

– Tenez au courant vos collègues, vos équipes des bonnes nouvelles et des succès de l’entreprise via des messages écrits. Profitez-en pour mettre en avant chaque contribution à ce succès.

– Lors des réunions, attention à ne pas oublier d’inclure les salariés en télétravail si leur présence est pertinente.

– Pensez à consulter les salariés en télétravail par écrit lorsque leur avis est pertinent pour une décision.

– Prenez l’habitude de remercier systématiquement vos collègues, vos équipes, pour leurs efforts.

– N’oubliez pas de simplement discuter avec vos collègues en télétravail comme vous le feriez en temps normal.

La reconnaissance du travail, sous toutes ses formes, n’est pas accessoire : c’est un élément indispensable au bon fonctionnement d’une équipe de travail. Manager à distance, c’est donc avant tout continuer de valoriser ses salariés malgré l’éloignement physique.

La frontière entre vie privée et vie professionnelle.

L’équilibre entre la vie privée et la vie professionnelle est particulièrement difficile à trouver, encore plus lorsqu’on travaille à son domicile. Pour aider les membres de votre équipe, vous pouvez appliquer une règle simple : essayer autant que possible de ne pas communiquer au-delà des heures classiques de bureau. N’hésitez pas à encourager vos collaborateurs à respecter eux aussi ce principe du droit à la déconnexion.

En dehors de ses heures de travail, tout salarié n’est pas tenu d’être en permanence joignable par son employeur pour des motifs liés à l’exécution de son travail. Dans le cadre du télétravail, le droit à la déconnexion s’applique également. Le droit à la déconnexion vise à :

– Assurer le respect des temps de repos et de congés,

– Garantir l’équilibre entre vie professionnelle et vie personnelle et familiale,

– Protéger la santé des collaborateurs.

Le manque de confiance envers les collaborateurs.

Faire confiance, c’est laisser exprimer et développer les potentiels, c’est souhaiter que la pleine valeur de chaque individu, et celle du collectif, se réalisent. Car en effet, l’autonomie est un facteur clé de succès des collectifs de travail dispersés.

L’une des compétences centrales du manager à distance est donc d’accélérer l’autonomisation de ses collaborateurs. La mise en œuvre de cette compétence requiert du courage managérial : il s’agit d’oser confier de vraies délégations. En développant son intelligence émotionnelle, le manager se mettra davantage à l’écoute de ses collaborateurs.

La peur de la perte de pouvoir et du contrôle.

Il est crucial de garder en tête que personne ne peut tout contrôler. Certains éléments sont et demeureront toujours hors de notre maîtrise. Se délester de certains poids permet notamment au manager de :

– Favoriser l’autonomie: trop contrôler réduit le degré d’engagement des collaborateurs et diminue les prises d’initiatives.

– Permettre à chaque membre de l’équipe de s’épanouir: les collaborateurs peuvent mettre tous leurs talents au service du groupe.

– Encourager la créativité: libéré d’un contrôle continu, chacun se sent libre de proposer de nouvelles idées.

– Renforcer la cohésion: donner du sens aux missions de chacun dans un objectif commun, partager les responsabilités, booster l’esprit d’appartenance à une équipe.